Después de Asignar los Objetivos, el siguiente paso consiste en realizar revisiones de los objetivos y calificarlos de acuerdo con los avances obtenidos por los asesores comerciales. Estos Avances y Revisiones se pueden realizar de manera semanal, mensual, trimestral, etc., es decisión de la empresa o de cada supervisor determinar cuándo se realizan. En cuanto a los avances, existen algunos predeterminados que se pueden calcular automáticamente ya que se cuenta con la información dentro de VisualSale con la cual se puede comprar el objetivo establecido contra el avance. Los avances que se pueden calcular de forma automáticas son:
- Negocios abiertos en cantidad
- Negocios abiertos en valor
- Negocios cerrados ganados en cantidad
- Negocios cerrados ganados en valor
- Tasa de conversión de Negocios
En la siguiente tabla se hace una descripción de la forma como VisualSale hace el cálculo automático del avance de estos objetivos:
Nombre Cálculo Automático | Descripción | Resultado |
Negocios Abiertos en Cantidad | El sistema suma la cantidad de negocios que fueron creados en el Conjunto de Periodos en el cual se encuentra definido el objetivo, así los negocios ya se encuentren cerrados. La fecha que se utiliza para identificar los negocios, es la fecha llamada Fecha Apertura cuando se crea un negocio. | El sistema genera un registro en la tarjeta Avance en el objetivo que tiene asociado el cálculo llamado "Negocios Abiertos en Cantidad". El registro indica el número de negocios abiertos, el campo automático se muestra en Sí, el usuario que ejecuta el proceso automático es el Admin y por último se indica la fecha en la cual se corrió el proceso automático. |
| Negocios Abiertos en Valor | El sistema suma el valor de todos los negocios que fueron creados en el Conjunto de Periodos en el cual se encuentra definido el objetivo, así los negocios ya se encuentren cerrados. La fecha que se utiliza para identificar los negocios, es la fecha llamada Fecha Apertura cuando se crea un negocio. Tener presente que este cálculo de valor se realiza en la moneda base definida configuración, lista de selección. | El sistema genera un registro en la tarjeta Avance en el objetivo que tiene asociado el cálculo llamado "Negocios Abiertos en Valor". El registro indica el valor o monto de negocios creados en el conjunto de periodos, el campo automático se muestra en Sí, el usuario que ejecuta el proceso automático es el Admin y por último se indica la fecha en la cual se corrió el proceso automático. |
| Negocios Cerrados Ganados en Cantidad | El sistema suma la cantidad de negocios cerrados y ganados en el Conjunto de Periodos en el cual se encuentra definido el objetivo. La fecha que se utiliza para identificar los negocios, es la fecha llamada Fecha de Cierre, la cual se muestra cuando se cierra un negocio. | El sistema genera un registro en la tarjeta Avance en el objetivo que tiene asociado el cálculo llamado "Negocios Cerrados Ganados en Cantidad". El registro indica el número de negocios cerrados ganados, el campo automático se muestra en Sí, el usuario que ejecuta el proceso automático es el Admin y por último se indica la fecha en la cual se corrió el proceso automático. |
| Negocios Cerrados Ganados en Valor | El sistema suma el valor de todos los negocios que se encuentran cerrados y ganados en el Conjunto de Periodos en el cual se encuentra definido el objetivo. La fecha que se utiliza para identificar los negocios es la fecha llamada Fecha de Cierre, la cual se muestra cuando se cierra un negocio. Tener presente que este cálculo de valor se realiza en la moneda base definida configuración, lista de selección. | El sistema genera un registro en la tarjeta Avance en el objetivo que tiene asociado el cálculo llamado "Negocios Cerrados Ganados en Valor". El registro indica el valor o monto de negocios cerrados ganados, el campo automático se muestra en Sí, el usuario que ejecuta el proceso automático es el Admin y por último se indica la fecha en la cual se corrió el proceso automático. |
| Tasa de Conversión | Corresponde a la capacidad que tiene su compañía de cerrar negocios. Entre mayor sea el porcentaje de la tasa de conversión se tiene una mejor tasa de conversión de negocios en su empresa. | Las variables son: Suma del valor de todos los Negocios Cerrados Ganados durante el Conjunto de Periodos. (A) Suma del valor de todos los Negocios Abiertos que existen en el sistema. Se toma la fecha de apertura para realizar la búsqueda de los datos. (B) Suma del valor de todos los Negocios Cerrados (Ganados, Perdidos, Cerrados) durante el Conjunto de Periodos. Se toma la fecha de cierre para realizar la búsqueda de los datos. (C) Formula: A -------------------- (B + C) |
El proceso automático que actualiza la información en la tarjeta de Avances, se debe programar para que se ejecute periódicamente en determinados días y horas. Esta labor la realiza el Administrador de VisualSale en su empresa. Por favor coordine con el la periodicidad que se debe utilizar para realizar el cálculo de los avance en estos objetivos.
Revisión y Calificación de Objetivos (por parte del Asesor Comercial)
Cuando el usuario de VisualSale no tiene un Rol de Supervisor, es decir, no tiene personas a cargo a las cuales les asigna y revisa cumplimiento de objetivos, puede hacer una revisión del estado de avance de sus objetivos y registrar revisiones para luego verlas con su supervisor. La forma en la cual el usuario ingresa a revisar el estado de avance de sus objetivos puede ser de dos formas: Por el Tablero Principal de VisualSale, en la opción llamada Mis objetivos, como se muestra en la siguiente imagen:
Cuando le da clc, podrá ver un panel como el que se ilustra más adelante en la segunda pantalla de la siguiente sección. Lo mismo sucede cuando se utiliza la segunda opción, la cual consiste en desplegar el menú secundario de VisualSale que se encuentra en la parte superior derecha de la página principal donde se encuentra una frase que dice Hola y el nombre del usuario. Al dar clic en el símbolo que se encuentra a mano derecha del nombre del usuario, se despliega un menú y usted debe dar clic en la opción que dice "Mis objetivos". Verá luego una pantalla como la que se muestra en segundo lugar en la siguiente sección. En la siguiente imagen se ilustra cómo consultar los Objetivos por esta segunda opción:
Por favor siga las indicaciones que se dan más abajo para la consulta de avances y el registro de revisiones de sus objetivos.
Revisión y Calificación de Objetivos (por parte del Supervisor)
A través de este proceso usted podrá revisar el cumplimiento de sus objetivos y el de su equipo comercial. Si usted es supervisor de un grupo de ventas, podrá ingresar por la opción del menú principal de VisualSale en Equipo Comercial y desde allí podrá comenzar el proceso de revisión del cumplimiento de los objetivo. Al dar clic en la opción de Equipo Comercial, usted verá una pantalla como la siguiente y dando clic en el ícono de Ver Objetivos podrá iniciar el proceso:
Al dar clic en esta opción, usted podrá ver todos los registros de asignación de objetivos de un asesor comercial específico. Al dar clic en el ícono, se despliega una pantalla como la que se muestra a continuación:
Desde este panel usted podrá realizar tres actividades relacionadas con la revisión del cumplimiento de los objetivos de un asesor comercial:
- Conocer el estado de cumplimiento de los objetivos que se calculan de forma automática
- Registrar el avance de objetivos que se ingresan de forma manual
- Calificar el desempeño de la persona en cada uno de los objetivos
Seleccione el periodo de objetivos que desea revisar. Al dar clic en uno de los periodos, se visualiza una ventana como la que vemos a continuación:
La siguiente es una descripción de la información que se puede consultar en esta pantalla:
En el Encabezado
- El nombre del Conjunto de Periodos.
- El usuario del asesor comercial al cual se le registrará el avance y/o calificación.
- Estado de la revisión de los objetivos, la cual está Abierta o Cerrada. En estado abierto se puede realizar cualquier tipo de cambio, ajustes, adiciones, etc. En estado cerrado, ya no se puede ingresar ninguna información al objetivo. Por lo cual es conveniente que no se realice el cierre una vez calificados los objetivos, sino que se deje un lapso de tiempo en caso de que se requieran realizar ajustes.
- Calificación corresponde a la suma total de cada una de las calificaciones individuales. La calificación individual se calcula de la siguiente forma: (Peso% * Calificación)/100.
- Cumplimiento corresponde a la suma total de cada uno de los cumplimientos individuales. La barra aumenta o disminuye en función del Cumplimiento Total. El cumplimiento individual se calcula de la siguiente forma: (Peso%*Cumplimiento)/100.
- Campo de búsqueda en donde se puede filtrar por el nombre del objetivo.
En el Detalle
- En el campo Nombre, se visualiza el nombre del objetivo.
- En el campo Objetivo, se visualiza un valor numérico, el cual varía dependiendo del objetivo. Puede ser definido en función de una cantidad o un valor o monto.
- En el campo Peso% se visualiza el peso porcentual del objetivo con respecto a todos los objetivos que están definidos en el Conjunto de Periodos. La suma de todos los pesos debe ser del 100%.
- En el campo Calificación, se muestra la última calificación obtenida por el asesor comercial y registrada por el supervisor. El registro se realiza dando clic en el icono.
- En el campo Avance, se muestra el último avance registrado ya sea de forma manual o automática. La información se visualiza dando clic en el icono.
- En el campo Cumplimiento, muestra una barra la cual aumenta o disminuye en función del porcentaje calculado como cumplimiento. El cumplimiento de cada objetivo se calcula de la siguiente forma: (Avance/Objetivo)*100.
- El icono
es para eliminar un registro y el icono para entrar a registrar el Avance si no es calculado sino manual y para realizar la revisión. En la siguiente pantalla se detalla sobre la información que se maneja en la Tarjeta de Revisiones.
Al dar clic en el ícono de revisión en cualquiera de los objetivos asignados a la persona, se visualiza una ventana como la que se muestra a continuación:
En esta pantalla vemos datos específicos de un objetivo. La Calificación es un valor que la empresa debe definir, normalmente sugerimos una escala de 0 a 5. La calificación la acordará el supervisor con cada uno de sus colaboradores. En el momento que se registra una revisión de los objetivos, se debe indicar la calificación de acuerdo con la escala establecida.
Para crear una Revisión:
De clic en el icono Adicionar.
. Acá se despliega la pantalla Adición de revisión.En el campo Calificación, ingrese un valor de 0 a 5, donde 0 es una nota mala y 5 es la mejor nota. Estos valores están precargados, no se pueden crear más valores o aceptar un valor diferente a los indicados.
En el campo Observaciones, detalle la razón por la cual el Supervisor colocó la nota indicada en el campo Calificación
Una vez realizado lo anterior, grabar.
Se pueden ingresar todas las revisiones que se consideren necesarias. Como se muestra en la pantalla queda un registro de cada calificación, en donde se visualiza la calificación, el usuario (Asesor comercial) y la fecha en la cual se llevó a cabo la revisión.
La última revisión que se registre es la que se toma para el cálculo de la Calificación Total.
Para eliminar una revisión de clic en el icono.
En la siguiente pantalla se muestra un ejemplo de como se registra la calificación:
Los avances se pueden observar en la sección que tiene el mismo nombre; Avances.
Para crear un Avance Manual:
De clic en el icono Adicionar.
. Acá se despliega la pantalla Adición de avance.En el campo Avance colocar un valor numérico que indique el avance en función del objetivo definido.
En el campo Automático siempre está en No al registrarse el avance de forma manual. Si el avance fuera automático este campo estaría en Sí
Una vez realizado lo anterior, grabar.
El último avance que se registre por objetivo es el que se toma para el cálculo del Cumplimiento Total.
- La barra de color azul aumenta o disminuye en función del porcentaje calculado como cumplimiento. El cumplimiento de cada objetivo se calcula de la siguiente forma: (Avance/Objetivo)*100.
Para eliminar una revisión de clic en el icono.
Hemos desarrollado un corto video en el cual se hace una explicación del manejo de Revisiones y Evaluaciones de los Objetivos. Lo puede ver a continuación:
De esta forma usted ya puede asignar los objetivos y registrar los avances, revisiones y calificaciones de los objetivos para cada uno de los asesores comerciales.