Actividades : VisualSale

En esta sección presentaremos las guías para el uso de la función de Actividades disponible en la aplicación de VisualSale para móviles con sistema operativo Android.

Iniciemos conociendo la estructura de la pantalla de Actividades, una vez que el usaurio selecciona esta opción en el menú principal de la aplicación.

En la pantalla principal de Actividades, el usuario puede consultar Actividades creadas desde la aplicación web de VisualSale, por rango de tiempo o creadas directamente desde el dispositivo móvil, además de otras acciones. Un usuario podría registrar su Plan de Actividades en la aplicación Web de VisualSale y luego podría ejecutarlas realizando las visitas y registrando su resultado en el dispositivo móvil con el uso de la aplicación de VisualSale en Android.

Las Actividades dentro de VisualSale puede tener los siguientes estados:

Actividad Planeada. Es una Actividad que ha sido incluida como parte de un Plan de Cubrimiento de Clientes, el cual está sujeto a una aprobación, validando las Políticas de Cubrimiento que el Administrador del Sistema ha definido para su empresa. Para registrar un Plan de Cubrimiento, deben existir las Políticas de Cubrimiento definidas y el Plan debe estar aprobado.

Actividad Programada. Es una Actividad que el usuario registra en el sistema para ser ejecutada en el futuro, pero no forma parte de un Plan de Cubrimiento. Este tipo de Actividad no se toma como una Actividad Planeada, por lo tanto no saldrá en los Reportes en los cuales se hace un análisis de Actividades Planeadas.

Actividad Ejecutada. Corresponde a Actividades que usted ha cerrado y que se encontraban Planeadas o Programadas. Las actividades ejecutadas se tomarán en cuenta para todos los Reportes de Actividades Cumplidas o Ejecutadas.

Para consultar una actividad:

Vaya al Menú Principal > Actividades
En la parte superior de la pantalla se tienen dos campos, llamados Desde y Hasta, que corresponden a la fecha inicial y la fecha final para realizar la consulta de actividades a observar en la pantalla. Por defecto cuando se ingresa, siempre se muestra como fecha inicial y fecha final la misma fecha, la cual corresponde al día en el cual se está realizando la consulta.
El usuario puede modificar la información tocando con el dedo la fecha, en donde se despliega una pantalla para definir la fecha.
Una vez ajustadas las fechas de acuerdo con las necesidades del usuario, seguramente el volumen de actividades aumentará o disminuirá. Estas se visualizan al lado derecho de la pantalla.

En la siguiente tabla encontrará una descripción del significado de cada componente y sección de la pantalla de consulta de Actividades en la aplicación móvil de VisualSale:

Número	Descripción	Explicación
1	Iconos	Este icono se utiliza para desplegar el diagrama llamado Timeline o línea de tiempo. Este icono se utiliza para adicionar actividades.
2	Rango de Fechas	El rango de fechas, Desde Hasta se utiliza para filtrar las actividades de acuerdo con las fechas dadas.
3	Parámetros Mapa	Al hacer clic en el campo de: Tráfico, se muestra en el mapa el estado actual de las vías. Al hacer clic en el campo; Empresas/Independientes, seleccionar el: Estado de relación de la empresa y al escribir un número de kilómetros cercanos, aparecerá una circunferencia de color rojo con centro en el punto azul (ubicación actual), indicando las empresas cercanas (empresas cuya ubicación se muestra en el mapa con un icono de color azul, dentro de la circunferencia de color rojo).
4	Iconos Mapa	Las actividades que sean visitas y que posean coordenadas, se muestra en el mapa; con un icono de color rojo cuando la actividad esta programada, o con un icono de color verde cuando la actividad esta ejecutada. El icono tiene en su interior una letra, de la A a la Z; que indican sí la actividad esta programada mas temprana (valores cercanos a la A) o más tardía (valores cercanos a la Z). El icono se muestra en dos partes, en el panel derecho de listado y en el mapa. Al picar en el icono del panel derecho, brincará el icono ubicado en el mapa. La ubicación actual se visualiza con un punto de color azul. Al picar en los iconos rojos, azules o verdes, se muestra el nombre de la empresa y la dirección.
5	Listado de Actividades	Acá se despliegan las actividades filtradas en el numeral 2. La información que se visualiza es la siguiente: En el campo Asunto: es el primer texto que se muestra en el recuadro y es de color azul. Por ejemplo: Demostración, Seguimiento demostración, Llamada, Visita, Análisis técnico, etc. En el campo Vendedor: se despliega el nombre del vendedor que tiene asignada la actividad. En el campo Fecha y Hora: se despliega el día y la hora para la cual se tiene planeada la actividad. En el campo Empresa: se despliega el nombre de la empresa. En el campo Persona: se despliega el nombre y apellido del contacto con el cual el vendedor llevará a cabo la actividad. Debajo de persona se despliegan ciertos iconos, los cuales dependen del tipo de actividad, la prioridad, si es visita, si se finalizó o cancelo, etc. La siguiente información se visualiza por cada una de las actividades que se creen.
6	Detalle de actividad	El usuario puede entrar al detalle de la actividad, dando clic con el dedo en la actividad que quiere revisar o iniciar, finalizar o cancelar.

Adición de una nueva actividad

A continuación se explica el proceso de la programación de una nueva actividad en la aplicación de VisualSale. Nos vamos a guiar por el uso de la pantalla de programación de actividad que se presenta a continuación:

Vaya a Actividades
De clic en el Icono Adicionar Actividades
En el campo Asunto, coloqué brevemente la actividad que se llevará a cabo.
En el campo Asignada a, por defecto el sistema trae el nombre del vendedor que tiene asignado el dispositivo móvil.
En el campo Fecha, coloqué la fecha en la cual se llevará a cabo la actividad. Por defecto el sistema coloca la fecha en la cual se está creando la actividad, pero el usuario la puede cambiar dando clic en el campo, en donde se despliega el calendario de fechas y con el dedo puede seleccionarla.
En el campo Hora, coloqué la hora en la cual se llevará a cabo la actividad. Por defecto el sistema coloca la hora que tiene definida la Tableta en el momento de crear la actividad, sin embargo el usuario la puede cambiar dando clic en el campo y modificando cada uno de los tres campos, como son Hora, Minuto y AM/PM.
En el campo Duración, coloqué manualmente o con ayuda del teclado que se despliega al dar clic en el campo, la duración de la actividad.
En el campo Categoría, seleccione Visita, Llamada, Tarea e Interna de la lista. Si la actividad es Visita muestra campos adicionales como son; dirección, Latitud y Longitud. Si es Interna no muestra el campo de Empresa.
En el campo Tipo de Actividad, corresponde al tipo de actividad que se llevará a cabo. El usuario puede visualizar aquellos tipos de actividades a los cuales se les otorgo acceso. Los Tipos de Actividad son parametrizados en el sistema por el Administrador de VisualSale en su empresa.
En el campo Prioridad, indicar si la actividad es de prioridad Alta, Media o Baja.
En el campo Empresa, si las actividades son de categoría Tipo Visita, Llamada y Tarea se muestra la Empresa. Al dar clic en el campo se despliega un listado con la lista de todas las empresas a las cuales tiene acceso.
En el campo Persona, seleccione de la lista la persona de la empresa, con la cual el vendedor o asesor programo la actividad. El usuario puede visualizar aquellas personas a las cuales se les otorgo acceso.
En el campo Dirección, se muestra únicamente para las actividades de Categoría Visita. Corresponde a la dirección en la cual se llevará a cabo la visita. La dirección que se despliega es la dirección principal de la persona. Si la visita se realiza en una dirección diferente, el usuario puede modificar la dirección e ingresar una nueva, dando clic en el Icono .
El campo Lat (Latitud) y Long (Longitud), se muestra únicamente para las actividades de Categoría Visita. Corresponde a las coordenadas que se calculan a partir de la dirección. Para calcularlas desde el móvil, de clic en el siguiente Icono .
Haciendo clic en el botón con el siguiente icono, abrirá la aplicación de mapas que tenga instalada en el dispositivo, para visualiza la ubicación de las coordenadas obtenidas .
En el campo Notas, coloqué información adicional sobre la actividad que se llevará a cabo.
Una vez registrada la anterior información dar clic en el campo .

Ruta para crear actividades desde empresas

Vaya a Empresas > Ingrese a la Empresa > Luego ingrese al menú que se encuentra ubicado al lado derechode la pantalla.
Acá se despliegan varias opciones, seleccionar Actividades
Dar clic en el icono Crear Actividad
En el campo Empresa, trae la empresa seleccionada en el punto 1.

Ruta para crear actividades desde personas (Contactos)

Vaya a Empresas > Ingrese a la Empresa > Ingrese al menú que se encuentra ubicado al lado derecho de la pantalla.
Acá se despliegan varias opciones, seleccionar Personas
Ingrese a la Persona
Ingrese al menú que se encuentra ubicado al lado derecho de la pantalla.
Acá se despliegan varias opciones, seleccionar Actividades
Dar clic en el icono Crear Actividad
En el campo Empresa, trae la empresa seleccionada en el punto 1 y trae la información de la persona seleccionada en el punto 3.

Ruta para crear actividades desde personas (Independientes)

Vaya a Personas > Ingrese a la Persona Independiente > Ingrese al menú que se encuentra ubicado al lado derecho de la pantalla.
Acá se despliegan varias opciones, seleccionar Actividades
Dar clic en el icono Crear Actividad
En el campo Independiente, trae el nombre de la persona seleccionada en el punto 1.

Proceso de ejecución de una actividad

El siguiente paso una vez programada la actividad es ejecutarla. Este proceso empieza iniciando la actividad haciendo clic en el icono (Solo puede existir una actividad iniciada a la vez); una vez iniciada, pueden ocurrir dos casos; el primero es completar la actividad, (que significa que fue posible realizar la actividad) y el segundo es cancelar la actividad, (que significa que por algún motivo no fue posible realizar la actividad).

Para completar la actividad se debe hacer clic en el botón y para cancelar la actividad se debe hacer clic en el botón , en ambos casos se desplegará una pantalla con las opciones de resultado de la actividad; una vez seleccionada una de estas opciones se dará por ejecutada la actividad (Ver la siguiente imagen) y ya no será posible realizar cambios sobre esta.

Durante la ejecución de la actividad se puede documentar lo realizado (Ver imagen), en el campo notas de resultado, que estará activo, mientras este iniciada la actividad y no se haya finalizado.

Existen algunas restricciones para finalizar como completada una actividad; en caso de ser visita debe encontrarse encendido el servicio de ubicación configurado en alta precisión, ya que en ese momento se toma la ubicación actual y si no se obtienen coordenadas no será posible finalizar la actividad y la segunda restricción es que en caso de tener guión de actividades los pasos obligatorios se deben haber completado, (lo que se explica en más detalle a continuación).

Nota. Tenga en cuenta que para poder obtener coordenadas el sistema de ubicación debe estar activo y configurado en alta precisión; sí las coordenadas se obtienen por GPS, el dispositivo debe tener vista al cielo, y en caso de encontrarse en un sitio cerrado, debe tener una conexión de datos activa, ya sea por red celular o por Wifi. Recuerde que en caso que la actividad sea de categoría visita, no será posible finalizarla, sino obtiene coordenadas.

Uso del guión de actividades al ejecutar una actividad en el dispositivo móvil

El Guión de Actividades es una serie de pasos sugeridos para ejecutar y documentar una actividad dentro del sistema. Dependiendo de la forma como se ha definido la parametrización de las Categorías, Tipos de Actividades y Guiones de Actividades por parte del Administrador de VisualSale en su empresa, esta funcionalidad podrá variar con respecto a lo que se explica en esta guía.

Para ejecutar el Guion de Actividades:

Vaya a Actividades
En el campo Desde y Hasta coloque las fechas, para filtrar las actividades a ejecutar.
Una vez identificada la actividad que maneja Guion, ingrese pulsando el dedo sobre la actividad.
Dentro de la actividad, para comenzar a ejecutar cada uno de los pasos que conforma el guion, primero el usuario debe iniciar la Actividad oprimiendo el Icono .

Vamos a ilustrar como se visualiza en el sistema con la siguiente imagen:

Puede usted observar que el guión de la actividad se presenta en el panel a mano derecha de la pantalla con el paso a paso. Iniciada la Actividad, el siguiente paso es consultar o cumplir el paso. Para consultar la información, pulse el dedo en el texto en blanco del recuadro del Paso, donde podrá leer mejor la información y adicionalmente consultar los recursos asociados al paso. Estos recursos se utilizan para apoyar la ejecución del paso, como pueden ser documentos, videos, audios, etc. En este ejemplo se ingresó al paso Planeación de la Visita.

Para dar por completado un paso, el usuario debe estar ubicado en el listado de los pasos, identificar el paso a Completar. Luego pulsar con el dedo el titulo azul del paso el cual es de color azul. Al realizar lo anterior, pueden suceder dos cosas, la primera es que aparezca una pantalla pequeña en blanco en donde el usuario escribe el resultado obtenido en la ejecución del paso seleccionado. Lo segundo que podría suceder es que se desplieguen otros tipos de pantallas, lo cual depende de la configuración realizada en la Web, como por ejemplo: la pantalla de persona para actualizar los datos, la pantalla de empresa para actualizar los datos, la pantalla para tomar pedidos, etc. lo anterior sucede cuando a un paso se le indicó que tenía Acción y se indicó la Acción que se debe ejecutar. Esto depende de la parametrización que ha realizado el Administrador de VisualSale en su empresa.

Si el paso se definió como obligatorio, se debe completar el paso, como se indicó en el punto 6. El usuario puede identificar fácilmente cual es obligatorio ya que tiene una estrella en la parte baja del recuadro del paso.

De igual forma si el paso se Completó, se muestra el siguiente Icono .

Adicionar firma en la actividad

Es posible adicionar una firma en la actividad, durante el proceso de ejecución (después de iniciar la actividad y antes de finalizarla o cancelarla). En la parte superior puede hacer clic en el icono , el cuál desplegará la pantalla (Ver la imagen a continuación) en donde; se puede registrar la firma. escribiéndola con el dedo o con un lápiz para tableta. y haciendo clic en aceptar

Enviar acta de cumplimiento de la actividad

Esta opción se utiliza para indicar a que personas se les realizará el envío del reporte "Reporte de Actividad". Este reporte es un acta de los que se llevó a cabo en la actividad. Una vez definida esta información, se debe correr el proceso de sincronización, para que a través del servidor de VisualSale Principal se genere el envío del reporte.

¿Cómo se envía el reporte de "Reporte de Actividad"?:

El Administrador de VisualSale en su empresa deberá haber parametrizado el envío de emails y de este reporte. De otra forma usted no podrá usar esta funcionalidad.
Una vez definido lo anterior, la pantalla en donde se asocian los correos se habilitará al momento de finalizar o cancelar una actividad.
El usuario inicia la actividad, ingresa las notas o completa los pasos en caso de que la actividad contenga un guion e ingresa la firma digital si aplica.
Luego oprime el icono para detener la actividad o para cancelarla , selecciona el resultado de la actividad y posteriormente se visualiza la pantalla "Enviar Acta de Finalización".

Información Requerida:

En el primer campo muestra automáticamente la información del Asunto de la Actividad, el cual se convertirá en el Asunto del correo que será enviado. En este ejemplo "Seguimiento Capacitación".
El segundo campo al lado derecho del Asunto, que se muestra en blanco, el usuario puede colocar correos adicionales a quienes desee enviar el reporte. Primero se coloca un correo y se oprime el icono , en donde la información baja, luego se coloca el siguiente y se oprime nuevamente el icono y así sucesivamente.
En el tercer campo se muestran las notas, que se adicionaron a la actividad. El usuario puede borrarlas, actualizarlas, etc. Esta información se visualiza en el cuerpo del correo.
Luego se muestran los siguientes tres campos, los cuales muestra en Si, si se configuraron previamente los usuarios de VisualSale. Si aparecen en No es porque no se han configurado o porque realmente no se necesita enviar este reporte a nadie. De igual forma el usuario puede modificar la información de los tres campos a Si o No.

Enviarme e mail: se envía correo al asesor comercial o de soporte.
Enviar e mail a persona: a la persona o contacto de la empresa con la cual se creó a actividad.
Enviar e mail a supervisor: corresponde al supervisor del Grupo Comercial al cual pertenece el Asesor comercial o de soporte.

5. Luego se oprime Aceptar.

6. Y por último se corre la opción de Sincronizar, para enviar el reporte desde el servidor de VisualSale Principal a los usuarios indicados.

Nota. Para tener en cuenta si no se elige ningún destinatario y se hace clic en aceptar, no se enviará el acta de actividades por falta de destinatarios.

Consulta del histórico de actividades a través de la linea de tiempo.

El Diagrama de Línea de Tiempo (Timeline) se utiliza para ver las actividades organizadas por día de forma gráfica, de acuerdo con el horizonte de tiempo registrado previamente en los campos Desde y Hasta.

Para ver el diagrama:

Vaya a Actividades
En el campo Desde, ingrese o seleccione la fecha inicial a partir de la cual se visualizaran las actividades en el gráfico . Por ejemplo: 2015-10-01.
En el campo Hasta, ingrese o seleccione la fecha final hasta donde se visualizaran las actividades en el gráfico. Por ejemplo: 2015-10-15.
De clic en el icono de Línea de Tiempo
Luego se despliega la gráfica como la que se ve a continuación:

Resumen de la funcionalidad de actividades en la aplicación móvil de VisualSale (Android)

En la siguiente tabla se presenta un resumen de las principales características de la funcionalidad de Actividades en la aplicación móvil de VisualSale para dispositivos con sistema operativo Android.

Descripción	Explicación
Creación de Actividades	El usuario de Tableta puede crear actividades desde dos partes: en la Tableta y en la Web. La forma de trabajo recomendada es definir el Plan de Actividades en la Web. Una vez definido en la Web, el usuario sincroniza y la información queda disponible en el dispositivo Móvil, en donde lleva a cabo la ejecución de las actividades día a día.
Ejecución de Actividades	Una vez creadas las actividades, el siguiente paso consiste en la ejecución. Si el usuario es de tipo Tableta, la ejecución la debe realizar en el dispositivo móvil, no la puede realizar en la Web.
Acciones	Al ingresar a una Actividad en el dispositivo móvil, puede llevar a cabo varias acciones utilizando los siguientes iconos, como son: editar, cancelar, finalizar e iniciar. Editar Iniciar una actividad Finalizar una actividad Cancelar una actividad Adicionar firma en la actividad
Campo Notas	Cuando se inicia una actividad, el campo de Notas se habilita. Esto significa que el usuario puede ingresar información en este campo, sin embargo se debe hacer justamente antes de Cancelar o Finalizar la actividad, de lo contrario la información se perderá.
Resultado de Actividades	Justo cuando se Cancela o Finaliza una actividad, se despliega una pantalla con una lista de las razones o resultados posibles de la actividad llevada a cabo, donde el usuario debe seleccionar una de ellas.
Enviar Acta de Finalización	Una vez seleccionado el resultado de la visita en el punto anterior, se despliega la pantalla "Enviar Acta de Finalización" siempre y cuando se tenga habilitada la opción. Se utiliza para indicar los correos electrónicos a los cuales se les enviará el reporte "Reporte de Actividad".
Guion	Si la actividad maneja Guion, al ingresar a la actividad al lado derecho de la pantalla se despliega un listado con todos los pasos. La definición del guion se realiza en la Web y la ejecución en el dispositivo móvil.
Estados	Los estados de las actividades, son comunes en la Web y Móvil.
Sincronizar	Al correr el proceso de Sincronizar las actividades creadas en la Web, bajan al dispositivo Móvil. Sin embargo se puede presentar el caso que baje información, pero que el usuario no pueda ingresar a la actividad para Iniciarla o Cancelarla. La razón es porque los datos no cuentan con el Acceso definido. Lo anterior se presenta en Empresa, Persona, Persona Independiente, Tipo de actividad.
Coordenadas y Ubicación en Mapa	Las actividades de categoría visita tanto planeadas como ejecutadas, se pueden ubicar en el mapa utilizando las coordenadas calculadas a partir de la dirección.
Eliminar Actividades	En el dispositivo móvil no se pueden eliminar actividades, la razón es porque se parte de que previamente se realizó una planeación y están definidas las actividades para un periodo de tiempo. Ahora si efectivamente la actividad fue un error en la creación, el usuario puede borrarla siempre y cuando cuente con el permiso de Eliminar y lo realice desde la Web. Si el vendedor no cuenta con el permiso, la siguiente opción es que la borre el supervisor o jefe del vendedor, donde previamente debe estar creada la información en Grupo de Vendedores. Como última opción sería el administrador del sistema.

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