FORMALIZAR LA CONTRATACIÓN DE VISUALSALE
Desarrollo de las acciones que permitan cumplir con los requisitos de ambas partes para iniciar el proceso de implementación del sistema.
Por parte de Mind de Colombia se solicita la firma de los documentos que permiten establecer las condiciones de uso de las suscripciones de software, la ejecución de los servicios profesionales y el caso de ser requerido, el servicio de alojamiento del sistema en la nube. Por parte del cliente, cumplir con los requisitos para que Mind quede registrado como proveedor y demás elementos que formalicen la relación comercial.
1. Aceptación de la propuesta presentada por Mind de Colombia.
Con el objetivo de confirmar a Mind de Colombia la decisión de llevar a cabo la implementación de VisualSale, solicitamos que sea enviado al contacto en Mind que ha desarrollado el proceso de preventa y venta una comunicación, puede ser un correo electrónico, en el cual se manifieste que el cliente ha decidido llevar a cabo la contratación e implementación de VisualSale de acuerdo con las condiciones presentadas en la propuesta que Mind de Colombia a entregado al cliente. Este correo debe ser enviado por la persona responsable del proyecto al interior del cliente.
2. Registro de Mind de Colombia como proveedor del Cliente.
Dependiendo de los procedimientos internos del cliente, muy seguramente será necesario realizar el registro de Mind de Colombia como proveedor del cliente. Para esto solicitamos que nos pongan en contacto con la persona responsable al interior de su organización para efectos de entender el proceso y los requisitos necesarios para llevar a cabo el registro de proveedores. Por parte de Mind de Colombia estará como responsable el consultor que ha acompañado todo el proceso de preventa y venta y la gerencia administrativa de Mind. Todas las comunicaciones sobre este tema se pueden canalizar al correo electrónico administracion@mind.com.co
3. Emisión de Orden de Compra o similar por parte del Cliente.
En caso que aplique y dependiendo de los procedimientos internos del cliente en el tema de contratación, se emitirá una orden de compra y/o de servicios a nombre de Mind de Colombia. Para efectos de precios y condiciones comerciales, se deberá tomar como base la información presentada por parte de Mind de Colombia en la propuesta y los contratos y acordada en las fases de preventa y venta de VisualSale. En caso que por políticas internas del cliente existan diferencias entre los términos presentados por Mind y dichas políticas, será necesario revisar y acordar antes de formalizar la emisión y aceptación de esta orden de compra.
4. Firma de los contratos presentados por Mind de Colombia.
Los productos y servicios que conforman la solución de VisualSale tienen unas características y manejo que requieren establecer unas condiciones específicas para su uso y ejecución. Este tipo de definiciones, condiciones y acciones quedan registradas en unos documentos que requerimos sean aceptados y firmados por parte del cliente. Los siguientes son los documentos contractuales que presenta Mind de Colombia:
Contrato Maestro de VisualSale: Es un contrato marco en el cual se presentan las definiciones sobre componentes y procesos relacionados con la contratación de las suscripciones de VisualSale y de los servicios profesionales. Como su nombre lo indica, establece unas condiciones marco, bajo las cuales se rigen los demás documentos que forman parte de la contratación.
Orden de Producto: Este documento es un anexo al Contrato Maestro y estipula la cantidad y valor de las suscripciones de VisualSale contratadas inicialmente por el cliente. Se incluyen algunas condiciones específicas de la forma como se pueden usar estas suscripciones de software.
Orden de Servicio: Este documento es una anexo al Contrato Maestro y estipula la cantidad y valor de los servicios profesionales que ejecutará Mind de Colombia para la implementación de VisualSale. Incluye condiciones específicas sobre la ejecución de estos servicios
Uso del servicio de alojamiento en la Nube (opcional): Estipula las condiciones y características del servicio de alojamiento en la nube del sistema VisualSale, en caso que el cliente contrate este servicio.
5. Cumplimiento de cualquier otro requisito contractual establecido entre las partes.
En caso de ser necesario o requerido por alguna de las partes, se procederá a revisar y definir que documentación adicional a la expuesta anteriormente es necesario acordar. Es recomendable no avanzar en ninguna actividad del proceso de implementación, hasta no tener finalizado y cumplido este proceso de contratación y formalización de la relación entre el cliente y Mind de Colombia.