VisualSale

1. FASE DE PLANEACIÓN DEL PROYECTO

El principal objetivo de esta fase es establecer el cronograma de implementación del proyecto y definir los recursos humanos y técnicos necesarios para poner en operación VisualSale. Las metas que esperamos cumplir en esta fase son las siguientes:

• Definir el alcance del proyecto.  
• Definir el equipo del Proyecto. 
• Definir Recursos Técnicos.
• Definir el Protocolo de Comunicaciones para el equipo del proyecto. 
• Definir Cronograma de Implementación.
• Realizar el lanzamiento oficial del proyecto (Kick Off).

Veamos en mayor detalle cada una de estas metas.

1.1 Definir el Alcance del Proyecto.  Entendemos por alcance lo que se definió en las actividades de preventa y venta del proyecto, donde se establecieron unos requerimientos y características de la solución a implementar y un ofrecimiento por parte de Mind. Aquí debemos retomar esos puntos y definir con total claridad funcionalidad a implementar, número de usuarios, infraestructura técnica a ser utilizada e integraciones con otras plataformas que forman parte del proyecto. Se toma como base la propuesta presentada por Mind de Colombia y los requerimientos planteados por ustedes para definir y formalizar el alcance del proyecto. Hay que determinar si el proyecto de implementa por fases. Es clave tener un diagrama del flujo de trabajo con los procesos en los cuales se espera hacer uso de VisualSale.

Entregable: Documento elaborado por ambas partes en el cual se establecen los siguientes elementos:

• Funcionalidad a Implementar de VisualSale (Flujo de trabajo de operación)
• Número de usuarios por rol que hará uso del sistema VisualSale
• Infraestructura técnica requerida y definida para poner en operación VisualSale
• Integraciones con otras plataformas que forman parte del proyecto

1.2. Definir Equipo del Proyecto. De acuerdo con la estructura y roles sugeridos en la sección 2 de este documento, se deben definir quienes serán las personas por parte de la empresa que hará uso de VisualSale y de Mind de Colombia. 

Entregable: Documento en el cual se indica la estructura de la organización del proyecto, con sus roles y nombres y datos de contacto de las personas que hacen parte de esta estructura por cada una de las empresas. Debe quedar claro la responsabilidad de cada una de las partes.

1.3. Definir Recursos Técnicos. Teniendo en cuenta las opciones de implementación y despliegue (roll out) de VisualSale, se deberá determinar que infraestructura técnica será la utilizada para instalar y operar VisualSale. Se toma como base los requerimientos técnicos que Mind de Colombia ha presentado desde la propuesta entregada y se validará y definirán los recursos tecnológicos.

Entregable: Documento elaborado por ambas partes en el cual se definen los recursos tecnológicos a ser asignados y utilizados en la instalación y operación de VisualSale.

1.4. Definir el Protocolo de Comunicaciones para el Proyecto. Teniendo definida la estructura del proyecto, los participantes y sus roles, debemos proceder a dejar claro el procedimiento de comunicaciones para el trabajo de implementación del proyecto. Esto implica definir canales de comunicación, frecuencia y mecanismos de registro de las acciones planeadas y ejecutadas en el proyecto. Mind de Colombia hace uso de la plataforma de gestión de proyectos llamada ClickUp y será la sugerida para efectos de gestionar comunicaciones y registro de tareas del proyecto.

Entregable: Documento elaborado por las partes con la definición del protocolo de comunicación e instancia de ClickUp creada para gestionar el proyecto.

1.5. Definir Cronograma de Implementación. Teniendo claros los anteriores puntos, debemos proceder a elaborar y acordar un cronograma de trabajo para la implementación y salida en vivo de VisualSale. Mind de Colombia proveerá una base inicial elaborada en ClickUp, la cual será ajustada entre ambas partes y finalmente tendremos un cronograma acordado.

Entregable: Cronograma de trabajo de implementación del proyecto acordado y documentado en ClickUp.

1.6. Realizar Lanzamiento del Proyecto - Kick Off (opcional). Esta es una actividad que depende de la empresa que hará uso de VisualSale y corresponde a realizar una socialización del proyecto al interior de la organización con el objetivo de comunicar de que se trata, cuales son los objetivos y que beneficios se esperan obtener. Puede ser con o sin la participación de Mind, esto dependerá de como lo desee manejar la empresa que hará uso de VisualSale.

Entregable: Sesión de comunicación interna realizada.

2. FASE DE PREPARACIÓN

El principal objetivo de esta fase es ejecutar todas las acciones que permitan parametrizar VisualSale, de acuerdo con el alcance establecido en la fase de planeación, datos ingresados en el sistema, integraciones listas y operando y procedimientos revisados y adecuados de acuerdo con el uso que se le dará a VisualSale al interior de la empresa. Estos son las principales acciones:

• Instalación y parametrización básica de VisualSale
• Planeación y ejecución de la preparación de datos.
• Diseño, desarrollo y pruebas de integraciones de datos.
• Parametrización completa de VisualSale de acuerdo con el alcance.
• Administrador del Sistema capacitado y empoderado
• Procesos de negocio revisados y adecuados
• Instancia de capacitación y pruebas operativa

Veamos en mayor detalle cada una de estas metas.

2.1. Instalación y Parametrización Básica de VisualSale.  Una vez que se cuente con la infraestructura habilitada y disponible, Mind procederá a realizar la instalación del software y llevar a cabo una parametrización inicial básica para poder contar con el sistema adecuado para la migración de datos y parametrización detallada. 

Entregable: Software de VisualSale instalado en la infraestructura asignada, operativo y con la parametrización básica inicial realizada.

2.2 Planeación y ejecución de la preparación de datos.  Identificación de las fuentes de datos que se usarán para poblar la base de datos de VisualSale, entrega por parte de Mind de las plantillas de preparación de información para migración de datos y ejecución de las tareas de preparación de datos e ingreso a VisualSale de estos datos. 

Entregable: Información ingresada a VisualSale y pruebas de calidad y consistencia de la información para validar que se cuenta con una base de datos confiable y adecuada.

2.3. Diseño, desarrollo y pruebas de Integraciones de Datos (opcional). En caso de que el alcance del proyecto incluya integraciones con otras fuentes de información, se deberán diseñar, desarrollar, probar y poner en operación. Esta es una labor realizada por ambas partes y será responsabilidad de cada parte coordinar recursos adicionales de terceros, en caso de ser necesario.

Entregable: Integraciones instaladas y operativas y pruebas de su funcionalidad realizadas.

2.4. Parametrización completa de VisualSale. De acuerdo con el alcance del proyecto y en caso de haber establecido fases, se debe proceder a realizar la parametrización de todos los elementos que se han incluido en el alcance. Esta es una labor que será realizada por Mind de Colombia, de acuerdo con la guía y con la participación del Administrador de VisualSale asignado por la empresa que hará uso del sistema.

Entregable: VisualSale parametrizado con todas las definiciones requeridas para poder iniciar con su uso productivo.

2.5. Set Up de Jerarquía Comercial y Usuarios en el sistema.  Esta es una labor que se debe iniciar desde la planeación del proyecto para poder identificar la totalidad de los usuarios y su jerarquía organizada por grupos comerciales. Se deben tener los usuarios creados, seguridad y accesos parametrizados y los grupos de usuarios definidos, creados y establecida la seguridad por grupos comerciales.

Entregable: Usuarios definidos, estructura de grupos comerciales creada y esquema de seguridad definido y creado en el sistema para todos los usuarios.

2.6. Administrador del Sistema Capacitado y Empoderado. El Administrador del Sistema al interior de la empresa es clave para que se pueda contar con autonomía en el uso y parametrización de VisualSale en las fases posteriores de implementación y en el uso permanente del sistema. Procedemos a brindar la capacitación en las tareas de administración y validar que hay solvencia en estas tareas.

Entregable: Administrador del sistema capacitado y ejecutando tareas de parametrización y administración del sistema.

2.7. Procesos de Negocio revisados y adecuados. Esta es una actividad que depende mucho de la empresa que hará uso de VisualSale y corresponde a la revisión de los procesos de negocio en los cuales se hará uso de VisualSale, con el objetivo de adecuarlos. Esto implica involucrar a las personas que participan y/o ejecutan estos procesos para que conozcan de que forma se afectarán y mejorarán estos procesos.

Entregable: Socialización del impacto de la implementación de VisualSale en los procesos de negocio y adecuación de estos procesos, previo a la salida en vivo de VisualSale.

2.8. Instancia de Capacitación y Pruebas operativa. Es recomendable contar con una instancia de VisualSale con datos reales para efectos de llevar a cabo pruebas de la parametrización y la capacitación en el uso del software. Mind se encargará de la creación de esta instancia y dejarla preparada para realizar pruebas y llevar a cabo la capacitación funcional en el uso de VisualSale.

Entregable: Instancia de pruebas y capacitación de VisualSale creada y operativa.

3. FASE DE PILOTO (Opcional)

El principal objetivo de esta fase es llevar a cabo la capacitación de un grupo de usuarios que se convertirán en los “pioneros” en el uso de VisualSale en la empresa y que hagan uso productivo y real de la funcionalidad del sistema. Dependiendo del número total de usuarios de VisualSale o de las fases establecidas en el despliegue del sistema dentro de la empresa, esta fase podrá ser requerida o no. Se puede presentar el escenario en el cual se puede pasar directamente a la fase de Salida en Vivo. Estos son las principales acciones:

• Determinar alcance de la prueba piloto.
• Capacitación de usuarios finales. 
• Uso del sistema en fase de piloto.
• Evaluación de correcciones, ajustes y mejoras. 
• Afinamiento final del sistema.

Veamos en mayor detalle cada una de estas actividades.

3.1. Determinar el alcance de la prueba piloto.  Se deben establecer elementos como número de usuarios, qué usuarios, por cuanto tiempo, que funcionalidad y cómo evaluar los resultados de la prueba piloto. Se debe acordar el objetivo fundamental de realizar una prueba piloto y como evaluar los resultados de la misma.

Entregable: Documento con el detalle de la prueba piloto acordada entre la empresa y Mind de Colombia.

3.2 Capacitación de usuarios finales.  Preparación y ejecución de la capacitación al grupo de usuarios que participan en el piloto, en la funcionalidad de VisualSale, de acuerdo con el alcance de la prueba piloto. Se sugiere realizar la capacitación justo antes de iniciar el piloto, para que los participantes puedan poner en práctica de forma rápida lo visto en la capacitación.

Entregable: Grupo de personas que forman el equipo del piloto capacitado y preparado para usar en forma productiva VisualSale. 

3.3. Uso del sistema en fase de Piloto. Se da inicio al uso del sistema con el grupo de usuarios del piloto y se hace un acompañamiento por parte de Mind de Colombia para subsanar cualquier tipo de novedad técnica o de adopción del uso del sistema. 

Entregable: VisualSale en uso productivo por parte del grupo de usuarios que forman parte de la prueba piloto.

3.4. Evaluación de correcciones, ajustes y mejoras. Se procede a realizar un análisis del uso del sistema en esta etapa de Piloto y se revisa la necesidad de aplicar correcciones, ajustes o mejoras en el sistema. Es una oportunidad para revisar temas de parametrización y realizar los ajustes necesarios para que el sistema quede operando de forma adecuada.

Entregable: Documento de conclusiones de la etapa de Piloto con una relación de posible mejoras o ajustes a la parametrización del sistema.

3.5. Afinamiento final del sistema. De acuerdo con las conclusiones de la actividad anterior, se procede a realizar los ajustes en la parametrización y afinamiento en definiciones, datos e integraciones. Se programa un tiempo razonable para llevar a cabo estas acciones antes de continuar con la fase de salida en vivo con el sistema.

Entregable: Sistema ajustado, parametrización completa y datos totalmente afinados para la salida en vivo.

Recomendaciones para incluir usuarios en el Piloto. Teniendo en cuenta que el principal objetivo de esta fase es realizar una prueba real de uso del sistema, es importante contar con la participación y colaboración de usuarios finales del software que tengan una actitud positiva y reconozcan el valor que una herramienta como VisualSale le puede generar en su labor. Por estas razones, es recomendable que las personas que se incluyan dentro de la prueba piloto reúnan las siguientes características:

• Actitud positiva hacia el uso de un sistema de CRM o de gestión comercial
• No temer al uso de la tecnología
• Conocimiento de los procesos comerciales
• Actitud constructiva para aportar ideas y propuestas para que el uso del sistema sea productivo para cada uno de los usuarios
• Influencia y/o liderazgo en el grupo de usuarios finales

4. FASE DE SALIDA EN VIVO

Una vez que se ha llevada a cabo un periodo de Piloto en el uso del sistema (no siempre es necesario, depende del número de usuarios y alcance de la implementación), se procede a desarrollar la fase de salida en vivo en forma productiva del sistema. Las siguientes son las principales actividades dentro de esta fase:

• Capacitación funcional a todos los usuarios.
• Set Up (puesta a punto) de la base de datos de producción.
• Set Up de Jerarquía Comercial y Usuarios en el sistema.
• Inicio de uso en producción del sistema (Momento Cero).
• Evaluación de operación y ajustes.

Veamos en mayor detalle cada una de estas actividades.

4.1. Capacitación funcional a todos los usuarios.  Se ejecuta el proceso de capacitación para todos los usuarios que van a hacer uso en fase productiva del software. Esta capacitación dependerá de los módulos que entrarán en operación en la salida en vivo. Estas sesiones de capacitación serán replicadas al interior de la empresa por al Administrador del Sistema. Mind dicta un único ciclo de capacitación.

Entregable: Todos los usuarios capacitados en el uso de las funcionalidad de VisualSale y entendimiento de los procesos de negocio en los cuales se hace uso del sistema.

4.2 Set Up (puesta a punto) de la base de datos de producción.  Después de llevar a cabo la capacitación, de debe proceder a dejar a punto la base de datos real de producción, con las integraciones y la actualización de la información lista para el Momento Cero o inicio de uso productivo. 

Entregable: Base de datos preparada para el inicio de uso productivo. Migración de datos completada al 100% integraciones (en caso de ser necesarias) listas y operativas.

4.3. Inicio de uso en producción del sistema (Momento Cero). Se definir el Momento Cero, es decir la fecha en la cual se da inicio al uso productivo del sistema. A partir de ese momento todos los usuarios deben hacer uso de la funcionalidad del sistema y adoptar su uso en sus procesos de trabajo diario. 

Entregable: Uso del software de forma productiva y en ambiente real.

4.4. Evaluación de operación y ajustes. Se realiza un acompañamiento durante los primeros días de operación en vivo del sistema por parte de Mind de Colombia para revisar la operación y tomar las medidas correctivas del caso, si es necesario. Se hace una sesión de evaluación de la operación del sistema una o dos semanas después de la salida en vivo, con el objetivo de revisar la operación y hacer las recomendaciones del caso y ajustes si es necesario. 

Entregable: Documento de evaluación de la salida en vivo y relación de ajustes o mejoras, en caso de ser necesarias, con un plan de acción para implementarlas.

Una vez que se han cumplido todas las actividades de salida en vivo, procedemos a realizar una revisión final de la implementación y si todas las acciones y compromisos están cumplidos, se acuerda el cierre de la implementación del sistema. Es importante tener en cuenta que se pueden presentar temas de la operación normal del sistema, tales como solicitud de nueva funcionalidad, casos de soporte técnico, consultas en el manejo de la funcionalidad, las cuales forman parte normal del uso y soporte del sistema. Este tipo de eventos se manejan en la etapa de uso productivo del software, mediante el procedimiento de Soporte & Actualizaciones que ofrece Mind de Colombia, el cual explicamos más adelante en este documento.