La funcionalidad de Planes dentro de VisualSale corresponde a un módulo que puede funcionar de forma independientes (Planes Generales o Genéricos) o asociado a otros módulos de VisualSale (Actividades, KAM, Estrategia de Ventas, Competencias Profesionales, etc.). Su principal función es permitir la creación de Planes (pequeños proyectos), compuestos por tareas. Podemos asimilar el módulo de Planes a un pequeños gestor de proyectos al interior de VisualSale.
Su principal objetivo es permitir que el usuario de VisualSale pueda crear planes independientes o asociados a otra funcionalidad de VisualSale. Por ejemplo, el usuario podrá asociar un Plan de Trabajo para mejorar una competencia profesional o un plan de trabajo para cumplir una serie de compromisos generados después de ejecutar una visita a un cliente o prospecto. El plan se compone de tareas, la cuales serán asignadas a usuarios de VisualSale.
A continuación se muestra un diagrama en el cual se ilustra de forma general como está compuesto el Módulo de Planes & Tareas en VisualSale.
Cómo crear Planes de Trabajo en VisualSale
Antes de que un usuario pueda crear Planes de Trabajo, deben estar parametrizados, por parte del Administrador de VisualSale en su empresa, los Tipos de Planes. Esta información es básica para poder crear Planes. Siga estos pasos para la creación de un nuevo plan generales:
Vaya al menú secundario de VisualSale (dando clic en el nombre del usuario en la esquina superior derecha de la pantalla principal de VisualSale) y allí seleccione la opción de Mis planes, así como se ilustra en la siguiente imagen:
Seleccionada esta opción, usted verá una pantalla en la cual se visualizarán los Planes existentes. En esta pantalla usted puede dar clic en el botón de + para crear un nuevo Plan, tal como se ilustra en la siguiente imagen:
Una vez que se ha seleccionado la opción de crear un nuevo Plan, entramos en la pantalla de edición de Plan. Se visualiza una pantalla como la que se muestra a continuación:
Veamos en mayor detalle que significa cada uno de estos campos:
- Código: Corresponde a un código que identificará de forma única este Plan. Es un campo alfa numérico que puede ser definido por su empresa internamente.
- Nombre: Nombre corto del Plan. Registre un nombre que le permita identificar el Plan y no debe de más de 128 caracteres. Se utiliza para reportes y tableros de visualización en BI.
- Descripción: En esta campo puede colocar una descripción detallada del plan.
- Fecha de Inicio: Es un campo que se registra de forma automática y toma la fecha actual del equipo que se está usando para el ingreso de la información. Normalmente debe ser la fecha actual.
- Fecha programada de finalización: Es una campo digitado y corresponde a la fecha estimada en la cual el usuario estima que todas las actividades que forman parte de este plan, deben estar completadas.
- Responsable: El sistema de forma automática sugiere como Responsable al usuario que está conectado al sistema. Se puede asignar un Responsable diferente.
- Tipo de Plan: Este es un campo que viene de la parametrización de VisualSale realizada por el Administrador de VisualSale en su empresa. Debe existir al menos un Tipo de Plan definido para poder crear un Plan.
- Importancia: Es un campo informativo y es seleccionado por el usuario.
- Estado: Existen tres posibles estados; Planeado, En Progreso y Finalizado. Todo Plan inicialmente queda en estado Planeado.
- % Avance: Indica el porcentaje de cumplimiento de las tareas que forman parte del Plan.
- Etiquetas: Este campo solamente se habilita una vez que se ha grabado el Plan. Puede colocar cualquier texto que se convierte en una etiqueta que permite la búsqueda y agrupación de planes.
Después de diligenciar los campos de la creación del Plan, usted deberá dar clic en el botón de grabar en la parte inferior derecha de esta pantalla. Una vez realizada esta acción, el Plan queda registrado y luego se visualiza el Kanban del Plan. Esta es una forma visual de mostrar las fases por las cuales deben evolucionar cada una de las tareas que forman parte del Plan (aún no se han registrado). Usted verá una pantalla como la que se muestra a continuación:
Las fases del Kanban están definidas en el Tipo de Plan, el cual ha sido parametrizado por el Administrador de VisualSale en su empresa. Una vez ubicado en esta pantalla, usted puede proceder a registrar Tareas que deben quedar inicialmente en la primera fase del Kanban, en este ejemplo en la fase de Planeada. Dando clic en el botón de + (como se ilustra en la imagen de arriba), se procede a registrar Tareas en el Plan.
Existen otras formas de crear un nuevo Plan desde cada uno de los módulos que hacen uso de la funcionalidad de los Planes. Usted puede consultar en la funcionalidad de cada uno de los módulos en los cuales se hace uso de los Planes para conocer la forma en la cual se pueden registrar nuevos Planes.
Cómo crear Tareas en los Planes
Una vez ubicado en el Kanban del Plan, al cual se le desea crear la tareaa, se hace clic en el icono; 
ubicado en la primera fase del Kanban, lo que abre la pantalla de adición de tareas.
Se diligencian los campos: nombre (correspondiente al nombre de la tarea), responsable (usuario quién realizar la tarea), importancia (indica el peso ponderado de la tarea, frente al plan), descripción (explicación detallada de la tarea), fecha de inicio y de programación de finalización de la tarea. % avance (indica el progreso en la ejecución de la tarea, este aumenta de manera manual o cuándo se cambia de fase una tarea).
Una vez creada la tarea, esta queda en la primera fase del plan y es visualizada en el Kanban en dicha posición.
Las tareas pendientes se pueden visualizar en un listado, al que se ingresa, haciendo clic en el menú secundario de VisualSale, en la opción: Mis tareas; las tareas aparece organizadas, de manera descendente de acuerdo a la fecha de inicio.
En cada tarea aparece con un color que indica:
- Color rojo, cuándo la fecha de inicio ya pasó. Por ejemplo, si hoy es 10 de mayo y la fecha de inicio de la tarea es 9 de mayo la tarea esta vencida.
- Color amarillo, son las tareas que se van a vencer en los próximo días definidos en el tipo de plan en el campo: "Días de advertencia de vencimiento". Por ejemplo, si hoy es; 10 de mayo y están configurados 5 días de advertencia de vencimiento, las tareas que se encuentren entre el 10 de mayo y el 15 de mayo aparecerán en color amarillo.
- Color verde, son las tareas cuya fecha de inicio es superior a los días de advertencia configurados. Por ejemplo si hoy es 10 de mayo y se configuraron 5 días de advertencia de vencimiento, todas las tareas con fecha superior al 15 de mayo se visualizaran en color verde.
Para ir evolucionando cada una de las Tareas dentro de un Plan, usted puede ir arrastrando cada una de las tareas de una fase del Kanban. También se puede documentar el avance de la Tarea haciendo clic en ella y diligenciando los campos de la Tarea.
Información Complementaria del Plan
Al Plan le podemos asociar información complementaria como pueden ser Comentarios y Archivos Adjuntos. Para esto usted debe abrir el Plan y encontrará una seeción en la parte superior de la pantalla dose están los Comentarios y los Adjuntos. En la siguiente imagen se ilustra la ubicación de estas secciones:
La funcionalidad de adicionar Comentarios o Archivos Adjuntos al los Planes funciona igual que en el resto de VisualSale. Usted puede adicionar tantos comentarios o archivos adjuntos a un Plan como sea necesario.
Detalle del Plan
En la pantalla principal del Plan podemos acceder a una sección llamada Detalle. En esta sección encontramos los datos generales del Plan y varios elementos para realizar consultas y mantenimiento del Plan. Estos siete elementos son: la edición del plan, creación de una copia con base a ese plan, la Línea del Tiempo, el gráfico de barras Gantt, un reporte de detalle del Plan, control de accesos al Plan y la Modificación de Fecha de Inicio del Plan.
Esta edición nos permitirá actualizar la información de un plan en caso de requerirlo.
La función de copiar o duplicar un plan, le permitirá a un asesor crear un plan con sus respectivas actividades en base a un plan previamente creado. En la siguiente imagen veremos un ejemplo de como se visualiza esta funcionalidad.
La función de la Línea de Tiempo permite visualizar de forma gráfica en la escala de tiempo elementos como los siguientes:
- Fecha de creación del plan
- Fechas de la programación de cada una de las tareas
- Fechas de creación de comentarios
- Fechas de creación de archivos adjuntos
- Fecha de finalización estimada del plan
- Fecha de finalización real del plan
Veamos un ejemplo en la siguiente imagen:
El diagrama de Gantt permite visualizar las actividades de acuerdo con las fechas de inicio y fin y el avance que ha tenido el desarrollo del Plan. Veamos un ejemplo a continuación:
Cómo Consultar Mis Planes y Mis Tareas
Cuando usted ya tiene creados varios Planes sobre los cuales está trabajando y estos a su vez están compuestos por múltiples Tareas, usted puede consultar de forma sencilla tanto los Planes como las Tareas que tiene pendientes por ejecutar. Para hacer esto usted puede ir a la pantalla de inicio de VisualSale y en el menú complementario del sistema (el menú que se despliega al hacer clic en su nombre de usuario) se podrán ver dos opciones llamadas Mis Planes y Mis Tareas, tal como se ilustra en la siguiente imagen:
Al dar clic en la opción de Mis Planes, usted verá una pantalla en la cual se encuentra una tabla con todos los Planes. Presentamos a continuación un ejemplo de la pantalla que usted verá al dar clic en la opción de Mis Planes:
Usted podrá realizar búsquedas y aplicar filtros en esta tabla para poder ubicar el Plan específico que desea consultar. De forma similar, usted podrá consultar todas las tareas pendientes de finalizar. Para esto haga clic en Mis Tareas y acto seguido usted verá una pantalla como la que se muestra a continuación:
Al igual que con la tabla de Mis Planes, aquí usted podrá realizar búsquedas y aplicar filtros para encontrar las tareas específicas. Recuerde que esta tabla le muestra las tareas que no están finalizadas.
Accesos a Planes
Los planes podrán ser compartidos a usuarios diferentes al propietario. Se podrá dar acceso a los usuarios que se desee de la siguiente manera: En el detalle del plan se visualiza un botón de accesos (Marcado en la imagen).
Al dar clic en este botón se abrirá una pantalla como la que se muestra a continuación, allí podremos dar acceso mediante drag & drop a un usuario en especifico para que visualice el plan en el menú de Mis Planes. Este usuario solo podrá visualizar el plan y gestionar las tareas asignadas a él.
La otra forma de compartir un plan, es que el propietario del plan cree una tarea y se la asigne a otro usuario. Al usuario al que le asignaron la tarea, recibirá una notificación indicando que tiene una tarea de un plan y aquí podrá ir a consultar el plan y que tarea le fue asignada.
De esta manera al usuario que le asignaron la tarea, podrá visualizar el plan en el menú de Mis Planes y podrá gestionar la tarea o las tareas que le fueron asignadas. Para mayor información sobre como evolucionar o gestionar las tareas dentro del plan por favor diríjase dentro de este instructivo a la sección Cómo Crear Tareas en los Planes.
Cómo Eliminar un Plan
Para eliminar un plan, debe dirigirse a Mis Planes. Una vez allí, usted verá el listado de los planes que tiene asignados. Debe buscar el plan que desea eliminar.
Una vez encontrado el plan, debe situar el mouse sobre este plan y se activará un botón de eliminar (como se observa en la imagen anterior), debe dar clic sobre este botón y observará una pantalla donde indicará si quiere o no eliminar este plan.
Asociar Planes a diferentes entidades de VisualSale
Dentro de VisualSale usted puede crear Planes independientes, es decir, no se encuentran asociados a otras entidades de información de VisualSale. Usted también puede asociar un Plan a entidades como por ejemplo las los Negocios y los Proyectos. Veamos en mayor detalle como realizar la asociación de un Plan a cada una de estas entidades de VisualSale:
Asociar un Plan a Negocio. Usted puede crear un Plan asociado a cualquier Tipo de Plan. Luego de creado el Plan, puede asociarlo a una Empresa. Para esto debe ir a la Empresa seleccionada y dar clic en la sección de información llamada Planes. Allí da clic en el botón de + que se encuentra más a la derecha, ya que el primer ícono de + es para crear un nuevo Plan. Debe dar clic como se muestra en la siguiente imagen:
Luego de dar clic en este ícono, usted podrá seleccionar el Plan que desea asociar a este Negocio. Debe tener en cuenta que el Plan debe estar ya creado y NO debe estar asociado a ninguna otra entidad de información. En caso de que usted desee crear una "Plantilla" de un Plan típico para asociarlo al Negocio, por ejemplo una plantilla para responder o participar en licitaciones, usted debería crear un Plan Tipo y realizar una copia de este Plan Tipo para luego asociarlo al Negocio. Al dar clic en el ícono se desplegará una lista con los Planes disponibles, como se muestra en la siguiente imagen:
Usted procede a seleccionar el Plan y este queda asociado al Negocio. Puede proceder a revisar y editar el Plan para gestionarlo.
Asociar un Plan a un Proyecto. Luego de que usted ha creado un Proyecto, puede proceder a asociar un Plan que ya esta creado como una "Plantilla" la cual puede duplicar para asociar ese Plan Tipo al proyecto. Supongamos que en su empresa usted ejecuta proyectos de implementación de algún tipo o servicio, pero lo hace de forma recurrente. En lugar de estar creando de cero un Plan, usted puede crear un "Plan Tipo" o plantilla y la puede duplicar tantas veces como la necesite asociar a Proyectos. Para asociar Planes a Proyectos, debe tener en cuenta que el Tipo de Plan debe tener asociada una Etiqueta llamada "Proyecto". De esta forma VisualSale identifica estos Planes como elementos que pueden ser asociados a un Proyecto.
Copiar un Plan Existente
Aquí podremos copiar un plan previamente creado con sus respectivas tareas a un proyecto. Esta funcionalidad se visualiza en el módulo de Proyectos.
Una vez situados en la pantalla de detalle de un proyecto, en la parte inferior, en el tab de Planes, se observa un botón de copiar (como se muestra en la imagen).
Al dar clic en este botón visualizamos la siguiente ventana:
En esta ventana, se observan los planes creados cuyo tipo de plan tiene la etiqueta Proyecto. Seleccionamos el plan que queremos copiar e inmediatamente el sistema nos mostrará una ventana como la que se visualiza a continuación. Allí vemos las tareas que tiene el plan. En esta pantalla podemos renombrar el plan, modificar la fecha de inicio, la fecha programada de finalización, cambiar el responsable del plan, modificar el responsable de las tareas y modificar las fechas de las tareas existentes.
Una vez modificada la información para el nuevo plan, guardamos y el sistema nos mostrará el kaban del nuevo plan para realizar la gestión con las respectivas tareas.