VisualSale se licencia como un servicio de software. Se contrata bajo la modalidad de suscripción mensual que da derecho de uso del sistema para cada uno de los usuarios de ventas internas o externas que tiene la empresa que desea hacer uso del sistema. Las siguientes son las definiciones para poder entender el método de licenciamiento del software:
Servicio de Software: La empresa que contrata VisualSale lo hace como un servicio temporal, que da derecho a poder hacer uso del software VisualSale, el cual se instala en un servidor propio y privado de la empresa contratante o se puede solicitar a Mind de Colombia el servicio de alojarlo en la nube, lo cual genera un costo adicional de infraestructura en la nube. Temporal quiere decir que se puede contratar el uso del software por periodos de tiempo, mínimo de 12 meses y a partir de los 12 meses, mínimo por un mes.
Suscripción Mensual: El servicio de uso del software se cobra como una suscripción mensual, la cual incluye varios elementos como el derecho de uso del software, el soporte técnico, las actualizaciones que se liberen del mismo y servicios específicos adicionales que son presentados en el momento de solicitar una propuesta del servicio de VisualSale. El valor de esta suscripción mensual se específica por usuario nombrado del software multiplicado por el número total de usuarios contratados por la empresa. Mind de Colombia realiza la facturación de las suscripciones mensuales de forma anticipada. Es decir, se genera factura a la empresa al inicio del mes para cubrir el servicio que será utilizado durante ese mes.
Usuario Nombrado: Significa una identificación única en el software VisualSale con su correspondiente clave de acceso, lo cual le permite hacer uso de forma única e identificable de la funcionalidad del software. Normalmente usuario nombrado equivale a un individuo de la empresa contratante que tendrá acceso al sistema y que ejecutará procesos mediante el uso de las funciones del software. Los usuarios nombrados son creados en VisualSale para todos los funcionarios que deben tener acceso al sistema, pero solamente se cobra la suscripción mensual para usuarios con el rol de Vendedores (internos o externos). No se cobra suscripción alguna para usuarios de VisualSale con rol de Administrador o de Consulta.
En caso que se haga uso de software de terceros para un proyecto específico (por ejemplo un sistema de BI - Business Intelligence), se comunicará al cliente el esquema de licenciamiento para estos componentes.
El modelo de licenciamiento y precios del uso de VisualSale se basa en la suscripción mensual que se explica arriba. No obstante que es un concepto de cobro mensual, es posible pactar mecanismos de pago en periodos diferentes. Por ejemplo realizar los pagos de la suscripción de forma trimestral, semestral o anual anticipada, lo cual obedece a facilitar procesos administrativos de facturación y pago por parte del cliente.