VisualSale

El concepto de Persona dentro de VisualSale corresponde a individuos que pueden estar vinculados a una Empresa, en cuyo caso se entiende que esa persona es un funcionario que labora para esa Empresa o pueden ser Personas independientes, es decir no están vinculados a una Empresa y se pueden realizar gestiones dentro de VisualSale tomando a esa persona como un Lead, Prospecto o Cliente. El objetivo principal de esta funcionalidad es que el usuario cuente con la información necesaria de la Persona en VisualSale, para llevar a cabo su gestión de forma efectiva.

Dependiendo del rol y de los permisos asignados a cada uno de los usuarios dentro de VisualSale, se podrá crear, consultar, modificar o eliminar Personas dentro de VisualSale. En caso de no tener acceso a estas funciones, por favor valide con el Administrador de VisualSale en su empresa los permisos otorgados para este módulo.

Tabla de Búsqueda de Personas

Cuando usted da clic en la opción de Personas del menú principal de VisualSale, llegará a la pantalla de consulta de Personas. Por defecto, el sistema le despliega todas las Personas a las cuales usted tiene acceso y permisos para poder consultar y modificar. Esto depende del rol asignado a su usuario y a los permisos de acceso otorgados a su usuario por parte del Administrador del Sistema. Este es un ejemplo de esta pantalla de consulta:

¿Cómo buscar y consultar una Persona?

Haciendo uso de los campos que se encuentra en los encabezados de esta tabla, usted podrá realizar búsquedas y filtros en la tabla de Personas. Debajo de cada uno de los títulos de los encabezados de las columnas de la tabla, usted podrá encontrar unos espacios en blanco. Allí podrá digitar la información que busca y el sistema automáticamente comienza a ejecutar la búsqueda. Puede aplicar una búsqueda compuesta (Y) diligenciando información en las diferentes columnas. Para borrar los resultados de la búsqueda, simplemente borre la información digitada en cada una de las columnas o refresque su browser.

Algunas de las columnas permite aplicar filtros, tal como lo hace usted normalmente en una hoja electrónica. Debe hacer clic en un símbolo que asemeja a un embudo y se activarán los filtros habilitados para cada una de las columnas. Puede seleccionar la opción por la cual desea filtrar y la tabla mostrará los resultados aplicando dicho filtro. Puede aplicar múltiples filtros seleccionando estos en las diferentes columnas. Para eliminar un filtro, haga clic en el ícono del embudo donde aplicó el filtro y seleccione la opción de Borrar Filtro. Dependiendo del tipo de campo y de la información registrada en el sistema, las opciones del filtro pueden variar. 

Más adelante en la sección de cómo consultar una Persona, explicaremos el contenido de las pantalla de información de la persona. Ahora pasamos a explicar la forma cómo se pueden incluir nuevas Personas en el sistema.

Se puede realizar una asignación masiva de accesos, seleccionando las personas a asignar, para lo cual se puede hacer clic en cada control de chequeo que se encuentra la inicio de cada fila del listado o haciendo clic en el control de chequeo que se encuentra en la parte superior de la lista (esta opción seleccionará todas las personas que se están visualizando en el listado), una vez seleccionadas las personas se hace clic en el botón de accesos: con el fin que se muestre la pantalla de asignación de accesos, (para tener en cuenta la pantalla de accesos mostrará los accesos comunes, de las personas seleccionadas).

Control de chequeo de fila de listado:

Control de chequeo al inicio de listado:

Asignación masiva de accesos:

Para crear una Persona:

Existen varias opciones a través de las cuales se puede realizar la creación o adición de una Persona en VisualSale. Se puede hacer por la opción del menú principal de VisualSale llamada Personas (para crear una persona independiente) o ingresando a una empresa (para crear una persona asociada a una empresa). Al hacer clic en esa opción se visualiza una pantalla como la siguiente:

Los siguientes pasos explican la creación de una Persona con sus datos básicos desde esta tabla de consulta de Personas:

1. Vaya a Personas en el menú principal de VisualSale y de clic en la opción Adicionar
2. El campo Independiente se utiliza para indicar si la Persona no está vinculada a ninguna Empresa. Este campo se encuentra deshabilitado y por defecto solamente permite crear, por esta opción, Personas Independientes.
3. Proceda a diligenciar cada uno de los campos de información de la Persona tales como Nombre, Apellido, Teléfono, Móvil (teléfono), Email, Cargo, Página Web.
4. En el campo Zona, seleccione la zona a la que pertenece la Persona. Por ejemplo, Sur Oriente, Norte, Centro, etc. Es opcional. Si no existe la Zona que usted necesita registrar, solicite al Administrador de VisualSale en su empresa la creación de esta Zona en la lista de Zonas.
5. En el campo Relación, seleccione la relación que existe entre su empresa y la Persona que está creando. Esta información esta pre cargada y no se permiten crear más Relaciones. Las Relaciones existentes, son: Lead, Prospecto y Cliente. Es Obligatorio. Permite determinar cual es la relación comercial existente en este momento entre su empresa y la Persona que se está registrando.
6. En el campo Estado de Relación, seleccione alguna de las opciones existentes. Estas opciones han sido creadas por el Administrador de VisualSale en su empresa. En caso de no ver la opción que desea incluir, contacte al Administrador de VisualSale en su empresa para solicitar la inclusión de esa opción.
7. En el campo Segmento, seleccione el segmento al que pertenece la Persona. Esta información varía dependiendo de lo seleccionado en el campo Relación. Por ejemplo, Plata, Oro, Bronce, VIP, AAA, AA, A, etc. Si no existe el Segmento que usted necesita registrar, solicite al Administrador de VisualSale en su empresa la creación de este Segmento en la lista de Segmentos.
8. En el campo Tipo de Dirección, seleccione de la lista un tipo. Esta es una información que se ha definido en la parametrización inicial del sistema. Si no existe el Tipo de Dirección que usted necesita registrar, solicite al Administrador de VisualSale en su empresa la creación de este Tipo de Dirección en los parámetros del sistema.
9. En el campo Dirección principal, creé la dirección de la Persona, dando clic en el icono,  Por ejemplo, CL 93B 17 42, AV 68 5 43, etc. Es obligatorio. Ver direcciones.
10. En los campo Latitud y Longitud, se calculan automáticamente al dar clic en el icono ,  Asignar coordenadas. Los valores de la Latitud y Longitud se borran cuando se cambia el País, Departamento, Ciudad o se modifica la dirección. Es opcional.
11. En el campo Código Postal, coloqué el código postal en donde se encuentra ubicada la Persona. Es opcional.
12. En el campo Instrucciones para pedido, coloqué instrucciones generales que se deben tener en cuenta al realizar un Pedido. Por ejemplo, tener presente la forma de empaque de los productos XYZ, Los horarios de entrega son de 8:00 a.m. a 6:00 p.m., etc. Es opcional.
13. En el campo Notas Adicionales, coloqué información adicional y relevante sobre la Persona. Sirve para registrar información explicativa de la Persona. Es opcional
14. En el campo Área Funcional, se identifica en que área funcional trabaja la persona. Es opcional. 
15. En el campo Plantilla para Campos, haga clic en Seleccione y escoja una de las opciones disponibles. Esta opción permite establecer una plantilla de campos adicionales que estarán disponibles para esta Persona en la sección de datos adicionales de las Personas llamado Campos de plantilla. Esto permite adicionar información sobre la Persona en campos personalizados. En caso de requerir campos personalizados para registrar información adicional en una o varias Personas, por favor consulte con el Administrador de VisualSale en su empresa sobre el procedimiento a seguir para agregar nuevos campos a una Persona.  Tenga en cuenta que para realizar la acción de adicionar una plantilla, debe tener el permiso de adicionar una plantilla de esta entidad. 
16. En la parte inferior de la pantalla aparece un +, con el que se pueden adicionar plantillas de campos, que permite adicionar campos personalizados, con información complementaría de la persona, para el ejemplo información de licencias. En caso de adicionar más de una plantilla, arrastrando y soltando, se puede ajustar el orden en el que se desea que aparezcan; en caso que desee eliminar una plantilla haga clic en el icono de bote de basura que aparece al final de la plantilla. Tenga en cuenta que para realizar esta acción debe tener el permiso de eliminar una plantilla.
17. Una vez realizado lo anterior, se graba, dando clic en el ícono de marcación (check).

Si usted desea crear una Persona asociada a una Empresa, debe ingresar por la Empresa y seleccionar la opción de Adicionar Persona (ícono resaltado en la imagen) como se muestra en la siguiente imagen:

Por favor utilice el último ícono a mano derecha para realizar la adición de una nueva Persona en la Empresa. La pantalla de adición cambio un poco, con respecto a la vista anteriormente. La siguiente imagen muestra los campos a ser diligenciados:

El principal cambio está en la parte derecha de la pantalla en la cual hay una opción que indica si hereda la dirección de la Empresa. Si usted selecciona SI, el sistema asignará la dirección principal que tiene la Empresa a esta Persona. En caso de no heredar la dirección de la Empresa, usted podrá ingresar una nueva dirección específica para esta Persona. En el campo Hereda la Dirección, seleccione Si o No. Si selecciona Si significa que hereda la dirección de la empresa, es decir que el usuario no ingresa información en los campos: País, Departamento, Ciudad, Tipo de Dirección, Dirección, Latitud, Longitud, Código Postal, sino que la información se ingresa automáticamente. Si selecciona No significa que la persona que está creando se encuentra en una dirección diferente a la dirección de la empresa, por lo cual coloca No y registra información en los siguientes campos: país, departamento, ciudad, tipo de Dirección, dirección, latitud, longitud, código postal.

Otra forma de ingresar una nueva Persona a una Empresa es a través de la lista de Personas asociadas a la Empresa. Usted puede llegar a esta lista dando clic en la opción que se llama Personas en la pantalla de Detalle de la Empresa. Al hacer clc en esta opción, ve una pantalla como la que se muestra a continuación:

Dando clic en el símbolo de + en la parte superior izquierda de la tabla, usted podrá adicionar una nueva Persona asociada a la Empresa. Una vez hecho este paso, usted verá la pantalla de ingreso de Persona que hemos explicado anteriormente.

Para consultar una Persona:

Ya hemos visto al inicio de esta guía cómo puede usted buscar una Persona existente. Una vez que usted ha ubicado la Persona que desea consultar, verá una pantalla como la que se presenta a continuación, que corresponde a la Pantalla de Consulta de la Persona:

Esta pantalla de consulta está estructurada en dos secciones principales. 

Sección de Detalle

En esta sección se puede visualizar los datos generales y de contacto de la Persona. En la parte derecha de la pantalla de consulta se visualizan las opciones de edición, eliminación y control de accesos. Se accede a estas funciones a través de los íconos que se muestran en la siguiente imagen:

En la primera parte aparece una sección de indicadores de la empresa que son:

• Fecha de creación, fecha de creación de la persona
• Tiempo (horas) total en actividades ejecutadas, corresponde al indicador del tiempo total ne horas dedicado a actividades con la empresa.
• Total negocios ganados, corresponde al valor total de negocios ganados con la empresa.

Las opciones que se indican a continuación, se utilizan para complementar la información de la Persona que se está creando. Estas opciones se encuentran ubicadas al lado derecho superior de la pantalla, cuando se está consultando una persona existente. Las opciones son las siguientes:

Estas opciones se utilizan para complementar la información de la Empresa que se ha creado. Las opciones son las siguientes:

• Etiquetas, se utilizan para clasificar la empresa de acuerdo a algún criterio. Para adicionar una etiqueta, escriba en el cuadro y oprima enter, para eliminarla haga clic en la X, Si la etiqueta ya existe al ir escribiendo en el cuadro, aparecerá un listado de los valores existentes y al hacer clic en una de ellas, se adicionará a la empresa.
• Direcciones: Permite registrar más de una dirección física de la Persona. Al dar clic en el enlace se despliega una lista de las Direcciones registradas; excepto si es una persona asociada a una empresa y heredo la dirección de esta.
• Productos favoritos: Esta es una opción para asociar los productos que típicamente esta Persona pide a nuestra empresa. Facilita el proceso de toma de pedidos. (aplica para personas independientes).
• Editar: Permite ir a la pantalla de edición; en donde, se pueden modificar la información propia de la empresa incluyendo la dirección principal..
• Accesos: Esta opción permite establecer los permisos de acceso a consultar y modificar la información de esta Persona. En caso de tener algún problema o inquietudes con respecto a los permisos de acceso a la información de esta persona, consulte con el Administrador de VisualSale en su empresa.
• Resumen: Esta opción permite visualizar un resumen de la gestión realizada con la Persona (fecha de creación, número de personas vinculadas, desvinculadas, tiempo en horas de actividades ejecutadas, información de última activad ejecutada, valor de negocio; ganados, en pipeline, promedio de: score, rentabilidad, de días de cierre de negocios ganados y gráficas de; incremento de pipeline (cantidad, valor), negocios ganados por tipo (cantidad, valor), actividades por categoría (horas, cantidad) y top 10 de productos más comprados ).(aplica para personas independientes).
• Fusionar: Esta opción permite, revisar si existen coincidencias con otras personas, para determinar si se deben fusionar, (esta opción esta habilitada únicamente para el administrador del sistema).

Dimensiones

Más abajo de esta sección se pueden ver las Dimensiones de Información. las cuales corresponden a datos que son importados a través de la integración de VisualSale con otros sistemas. En este caso se ve un ejemplo en el cual hay datos de Estado de Crédito, Detalles, Pasatiempos, Cumpleaños y Ultimos Créditos Adquiridos. Esta información de integración es opcional y depende de la implementación en cada empresa. 

Sección de Información Complementaria de la Persona

En la parte inferior de la pantalla de consulta de la Persona podemos encontrar varias sub-secciones, cada una de las cuales puede contener información asociada a la Persona. Tal como vimos en la Pantalla de Consulta de la información de la Persona que se encuentra más arriba, encontramos varias sub-secciones de información. Se pueden utilizar una vez la información de la persona se encuentra definida. Esta información corresponde a la gestión que el usuario comienza a llevar a cabo, como son la realización de visitas, la creación de negocios u oportunidades, documentos que se van generando en el día a día al igual que los comentarios. Estas opciones se encuentran ubicadas al final de la pantalla, cuando se está consultando una persona existente. Las opciones son las siguientes:

Estas sub-secciones permiten lo siguiente:

• Actividades: Desde esta opción, usted puede registrar nueva actividades con Personas. Haciendo clic en el símbolo + se puede registrar una nueva actividad. Si ya se han programado o completado actividades con esta Persona, estas aparecen en esta sección y dando clic en cada una de ellas usted podrá ver el detalle.
• Campos de Plantilla: En caso de haber asociado alguna plantilla de campos personalizados para la Persona, estos campos se pueden documentar en esta sección. 
• Negocios: Desde esta opción, usted puede registrar nuevos Negocios con esta Persona. Haciendo clic en el símbolo + se puede registrar un nuevo Negocio. Si ya se han Negocios con esta Persona, estos aparecen en esta sección y dando clic en cada una de ellos usted podrá ver el detalle.
• Adjuntos: Permite anexar documentos en diversos formatos y enlaces o vínculos a direcciones URL para complementar la información de la Persona. 
• Comentarios: Permite el registro de información general de la Persona, la cual se puede ingresar como textos. Se requiere que el Administrador de VisualSale en su empresa haya parametrizado previamente los Tipos de Comentarios y/o los Comentarios Rápidos.
• Relaciones: Permite establecer relaciones entre Personas. Por ejemplo. si una Persona es familiar de otra Persona, se pueden definir tipos de relaciones y hacer el vínculo entre ellas a través de está información.
• Correos: Permite tener un registro de los correos electrónicos que le han sido enviados a esta persona. Para que un email quede registrado en esta sub sección, se debe hacer el envío del correo electrónico a la dirección de email que esta persona tiene registrado en VisualSale y se debe hacer un envío en copia oculta (Bcc) desde su aplicación de correo a una dirección genérico de email que el Administrador de VisualSale le debe indicar a usted. A esta dirección de email deberá siempre enviar una copia oculta, si desea que quede el registro del contenido del email en esta sub sección de correos de la Persona.
  En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de cómo se debe enviar el email para que quede un registro en VisualSale
  
• Actividad económica: Se hace uso de una tabla general del CIIU. Corresponde a la Clasificación Industrial Internacional Uniforme de todas las actividades económicas (CIIU). Es una clasificación de actividades económicas por procesos productivos que clasifica unidades estadísticas con base en su actividad económica principal. Su propósito es ofrecer un conjunto de categorías de actividades que se pueda utilizar para establecer segmentos de Personas.
• PQRS: En caso de implementar la integración con el sistema de servicio al cliente (PQRS) Freshdesk, aparecerá en esta sección la información de los casos creados por la persona y se podrán crear nuevos casos desde aquí.
• Planes: Desde esta opción, usted puede registrar nuevos Planes con esta Persona. Haciendo clic en el símbolo + se puede registrar un nuevo Plan. Si ya se han creado Planes con esta Persona, estos aparecen en esta sección y dando clic en cada una de ellos usted podrá ver el detalle.
• Pre pedidos, información de pre pedidos registrados a la empresa, en sus diferentes estados, solo para consulta.
• Pedidos, información de pedidos registrados a la empresa, en sus diferentes estado, solo para consulta.
• Pre pedidos, información de pre pedidos registrados a la persona, en sus diferentes estados, solo para consulta.
• Pedidos, información de pedidos registrados a la persona, en sus diferentes estado, solo para consulta.

Con el objetivo de poder identificar qué personas están vinculadas o no a una Empresa, VisualSale cuenta con la opción de poder desvincular una persona en la relación con una Empresa. La utilidad de esta funcionalidad es que una vez que una persona está desvinculada de una Empresa, ya no se pueden registrar elementos de información tales como actividades, negocios, pedidos, etc. Este proceso de desvinculación no borra de la base de datos de VisualSale el registro de toda la historia de esa Persona con la Empresa. Por esa razón podemos encontrar la misma Persona (nombre y apellido) vinculada a otra empresa, pero con datos de contacto diferentes (teléfono, dirección, email, etc.). Realmente la persona no está duplicada, está vinculada a otra empresa. 

Desvincular una Persona de una Empresa

Para realizar este proceso, lo primero es identificar si la persona está vinculada a una empresa. Para esto podemos ir a la Empresa y consultar las Personas vinculadas. Se muestra un ejemplo a continuación:

En la parte derecha de esta pantalla aparece un botón que permite realizar el proceso de desvinculación de la Persona a la Empresa. Una vez que usted da clic en ese botón (aparece en un recuadro rojo en la anterior imagen), se muestra una ventana de confirmación de la desvinculación. Una vez que la persona ha sido desvinculada, aparecerá con una etiqueta de color rojo, indicando que está persona se encuentra desvinculada de la empresa. Se muestra una imagen de ejemplo a continuación:

Otra forma de hacer la desvinculación de la Persona de una Empresa es ir al registro de la Persona y al editar la información de la Persona. En la parte inferior izquierda de la pantalla de edición de la Persona, aparece una sección en la cual se puede indicar que se desea desvincular la Persona de esta Empresa. Se muestra una imagen de ejemplo a continuación:

Cuando usted marca como Vinculada NO, la Persona pasa a estar desvinculada de la Empresa.