Dependiendo del rol y de los permisos asignados a cada uno de los usuarios dentro de VisualSale, se podrá crear, consultar, modificar o eliminar Empresas dentro de VisualSale. En caso de no tener acceso a estas funciones, por favor valide con el Administrador de VisualSale en su empresa los permisos otorgados para este módulo.
Tabla de Búsqueda de Empresas
Cuando usted da clic en la opción de Empresas del menú principal de VisualSale, llegará a la pantalla de consulta de Empresas. Por defecto, el sistema le despliega todas las Empreas a las cuales usted tiene acceso y permisos para poder consultar y modificar. Esto depende del rol asignado a su usuario y a los permisos de acceso otorgados a su usuario por parte del Administrador del Sistema. Este es un ejemplo de esta pantalla de consulta:
Haciendo uso de los campos que se encuentra en los encabezados de esta tabla, usted podrá realizar búsquedas y filtros en la tabla de Empresas. Debajo de cada uno de los títulos de los encabezados de las columnas de la tabla, usted podrá encontrar unos espacios en blanco. Allí podrá digitar la información que busca y el sistema automáticamente comienza a ejecutar la búsqueda. Puede aplicar una búsqueda compuesta (Y) diligenciando información en las diferentes columnas. Para borrar los resultados de la búsqueda, simplemente borre la información digitada en cada una de las columnas o refresque su browser.
Algunas de las columnas permite aplicar filtros, tal como lo hace usted normalmente en una hoja electrónica. Debe hacer clic en un símbolo que asemeja a un embudo y se activaran los filtros habilitados para cada una de las columnas. Puede seleccionar la opción por la cual desea filtrar y la tabla mostrará los resultados aplicando dicho filtro. Puede aplicar múltiples filtros seleccionando estos en las diferentes columnas. Para eliminar un filtro, haga clic en el ícono del embudo donde aplicó el filtro y seleccione la opción de Borrar Filtro. Dependiendo del tipo de campo y de la información registrada en el sistema, las opciones del filtro pueden variar. Más adelante en la sección de cómo consultar una Empresa, explicaremos el contenido de las pantalla de información de la Empresa. Ahora pasamos a explicar la forma cómo se pueden incluir nuevas Empresas en el sistema.
Se puede realizar una asignación masiva de accesos, seleccionando las empresas a asignar, para lo cual se puede hacer clic en cada control de chequeo que se encuentra la inicio de cada fila del listado o haciendo clic en el control de chequeo que se encuentra en la parte superior de la lista (esta opción seleccionará todas las empresas que se están visualizando en el listado), una vez seleccionadas las empresas se hace clic en el botón de accesos: 
con el fin que se muestre la pantalla de asignación de accesos, (para tener en cuenta la pantalla de accesos mostrará los accesos comunes, de las empresas seleccionadas).
Control de chequeo de fila de listado:
Control de chequeo al inicio de listado:
Asignación masiva de accesos:
Las opciones de actividades, negocios y pedidos, tienen como finalidad visualizar los registros hechos por otros usuarios de manera consulta, en caso que la organización desee que los usuarios tengan acceso a los datos diligenciados por los otros miembors de la compañía.
- Vaya a Empresas > Adicionar. (icono de +)
- En el campo Nombre, coloqué el nombre de la empresa. Por ejemplo, Mind de Colombia, Empresa Colombiana de Textiles, etc. Es obligatorio.
- En el campo Código, coloqué el código de la empresa. Este campo es obligatorio cuando la relación es Cliente. cuando es Lead o Prospecto, es opcional. Típicamente se registra en este campo el número de identificación tributaria del Cliente.
- En el campo Teléfono, coloqué el teléfono fijo de la empresa. Es obligatorio.
- En el campo Página Web, coloqué la página Web de la empresa. Es opcional.
- En el campo Moneda, seleccione la moneda del país de la empresa o la moneda con la que se realizan los Pedidos o Negocios por defecto. Si no existe la Moneda que usted necesita registrar, solicite al Administrador de VisualSale en su empresa la creación de esta Moneda en la lista de Monedas. Es obligatorio cuando el estado de relación está marcado para tomar pedidos; de lo contrarío es opcional.
- En el campo Relación, seleccione la relación que existe entre su empresa y la empresa que está creando. Esta información esta pre cargada y no se permiten crear más Relaciones. Las Relaciones existentes, son: Lead, Prospecto y Cliente. Es Obligatorio. Permite determinar cual es la relación comercial existente en este momento entre su empresa y la Empresa que se está registrando.
- En el campo Estado de Relación, seleccione alguna de las opciones existentes. Estas opciones han sido creadas por el Administrador de VisualSale en su empresa. En caso de no ver la opción que desea incluir, contacte al Administrador de VisualSale en su empresa para solicitar la inclusión de esa opción.
- En el campo Segmento, seleccione el segmento al que pertenece la empresa. Esta información varía dependiendo de lo seleccionado en el campo Relación. Por ejemplo, Plata, Oro, Bronce, VIP, AAA, AA, A, etc. Si no existe el Segmento que usted necesita registrar, solicite al Administrador de VisualSale en su empresa la creación de este Segmento en la lista de Segmentos.
- En el campo País, seleccione el país al que pertenece la empresa. Por ejemplo, Colombia, Ecuador, Perú, etc. Es obligatorio. Si no existe el País que usted necesita registrar, solicite al Administrador de VisualSale en su empresa la creación de este país en la lista de Países.
- En el campo Departamento, seleccione el departamento al cual pertenece la empresa. Por ejemplo, Caldas, Meta, Cundinamarca, etc. Es obligatorio. Si no existe el Departamento que usted necesita registrar, solicite al Administrador de VisualSale en su empresa la creación de este departamento en la lista de Departamentos.
- En el campo Ciudad, seleccione la ciudad a la que pertenece la empresa. Por ejemplo, Bogotá, Lima, Quito, etc. Es obligatorio. Si no existe la Ciudad que usted necesita registrar, solicite al Administrador de VisualSale en su empresa la creación de esta Ciudad en la lista de Ciudades.
- En el campo Zona, seleccione la zona a la que pertenece la empresa. Por ejemplo, Sur Oriente, Norte, Centro, etc. Es opcional. Si no existe la Zona que usted necesita registrar, solicite al Administrador de VisualSale en su empresa la creación de esta Zona en la lista de Zonas.
- En el campo Tipo de Dirección, seleccione de la lista un tipo. Esta es una información que se ha definido en la parametrización inicial del sistema. Si no existe el Tipo de Dirección que usted necesita registrar, solicite al Administrador de VisualSale en su empresa la creación de este Tipo de Dirección en los parámetros del sistema.
- En el campo Dirección principal, creé la dirección de la empresa, ver direcciones
- En los campo Latitud y Longitud, se calculan automáticamente al dar clic en el icono de círculos concéntricos Asignar coordenadas. Los valores de la Latitud y Longitud se borran cuando se cambia el País, Departamento, Ciudad o se modifica la dirección. Es opcional.
- En el campo Código Postal, coloqué el código postal en donde se encuentra ubicada la empresa. Es opcional.
- En el campo Instrucciones para pedido, coloqué instrucciones generales que se deben tener en cuenta al realizar un Pedido. Por ejemplo, tener presente la forma de empaque de los productos XYZ, Los horarios de entrega son de 8:00 a.m. a 6:00 p.m., etc. Es opcional.
- En el campo Notas Adicionales, coloqué información adicional y relevante sobre la empresa. Por ejemplo, la empresa pertenece al sector informático y cubre las líneas de CRM, SCM, La empresa forma parte del grupo empresarial Grupo Latino, etc. Es opcional.
- En la parte inferior de la pantalla aparece un +, con el que se pueden adicionar plantillas de campos, que permite adicionar campos personalizados, con información complementaría de la empresa, para el ejemplo información de licencias. En caso de adicionar más de una plantilla, arrastrando y soltando, se puede ajustar el orden en el que se desea que aparezcan; en caso que desee eliminar una plantilla haga clic en el icono de bote de basura que aparece al final de la plantilla. Tenga en cuenta que para realizar esta acción debe tener el permiso de eliminar una plantilla.
- Una vez realizado lo anterior, se graba, dando clic en el ícono de marcación (check).
Al grabar la empresa es posible que el sistema encuentre alguna similar, en este caso, con el fin de evitar posible duplicidad de datos aparecerá la siguiente pantalla, en la que usted debe confirmar si desea continuar con la operación de grabación, (la similitud se revisa por nombre de la empresa, código de la empresa, sitio web, dirección).
Coordenadas Geográficas en la Dirección de las Empresa:
Para determinar la ubicación en la cual se encuentra la Empresa, es necesario tener definida en VisualSale la dirección de la Empresa (Cliente) y con la dirección se obtienen las coordenadas geográficas (Latitud y Longitud).
- Vaya a Empresas > Adicionar.
o > Editar.
- En el campo Dirección, ingrese la dirección de la empresa. Por ejemplo CL 93B 17 42. El usuario solo ingresa la dirección, es decir al final de la dirección no se coloca ciudad y país. La dirección es obligatoria.
- En el Icono, Asignar Coordenadas haga clic.
- En el campo Latitud y Longitud, automáticamente trae la información de estos dos campos. Por ejemplo Latitud: 4.6795538 y Longitud: -74.05274829999999. La información de las coordenadas son opcionales, en este punto.
- Para el cálculo de las coordenadas el sistema toma el país y la ciudad del registro de empresa.
Una vez usted a grabado el registro de la nueva Empresa, apareceran nuevas secciones de la pantalla, con información adicional de la empresa.
Sección de Detalle
Es la primera sección y en esta se encuentra la información de clasificación de la Empresa (Tipo de Relación, Estado de la Relación y Zona), datos de contacto, notas adicionales, instrucciones de pedidos, etc. En la parte superior derecha de esta sección se encuentran varias opciones que se pueden usar a través de íconos o enlaces como se ve en la siguiente imagen:
En la primera parte aparece una sección de indicadores de la empresa que son:
- Tiempo (horas) total en actividades ejecutadas, corresponde al indicador del tiempo total ne horas dedicado a actividades con la empresa.
- Total negocios ganados, corresponde al valor total de negocios ganados con la empresa.
- Fecha de cierre último negocio ganado, corresponde a la fecha de cierre del último negocio que se ganó con la empresa.
- Fecha de último pedido, corresponde a la fecha del último pedido registrado por la empresa.
- Valor último pedido, corresponde al valor del último pedido registrado por la empresa.
- Etiquetas, se utilizan para clasificar la empresa de acuerdo a algún criterio. Para adicionar una etiqueta, escriba en el cuadro y oprima enter, para eliminarla haga clic en la X, Si la etiqueta ya existe al ir escribiendo en el cuadro, aparecerá un listado de los valores existentes y al hacer clic en una de ellas, se adicionará a la empresa.
- Personas: Puede acceder desde la tarjeta o desde el icono
. Permite vincular Personas a esta empresa, normalmente empleados de esta Empresa con la cual usted o su empresa tiene contacto y sobre las cuales se necesita tener un registro de sus datos y las actividades que se planean y ejecutan con cada una de estas Personas. - Ubicación: Se visualiza la ubicación de la empresa en un mapa.
- Direcciones: Permite registrar más de una dirección física de esta Empresa. Al dar clic en el enlace se despliega una lista de las Direcciones registradas. Inicialmente aparece la dirección que se ingreso cuando se creó la Empresa, en caso de haber registrado alguna dirección. Se pueden registrar múltiples direcciones.
- Productos favoritos: Esta es una opción para asociar los productos que típicamente esta Empresa pide a nuestra empresa. Facilita el proceso de toma de pedidos.
- Productos,(Únicamente para empresas con relación competidor), esta opción permite establecer los productos que son propios del competidor, (Tener en cuenta que solo se pueden asociar productos cuya línea este marcada como competidor. Para mayor información consulta al administrador del sistema)
- Dimensiones, si se realizó la implementación de dimensiones, puede aparecer información adicional de la empresa que proviene de otros sistemas, como cartera, facturación, despachos, etc.
Accesos: Esta opción permite establecer los permisos de acceso a consultar y modificar la información de esta Empresa. En caso de tener algún problema o inquietudes con respecto a los permisos de acceso a la información de esta empresa, consulte con el Administrador de VisualSale en su empresa.
Resumen: Esta opción permite visualizar un resumen de la gestión realizada con la empresa (fecha de creación, número de personas vinculadas, desvinculadas, tiempo en horas de actividades ejecutadas, información de última activad ejecutada, valor de negocio; ganados, en pipeline, promedio de: score, rentabilidad, de días de cierre de negocios ganados y gráficas de; incremento de pipeline (cantidad, valor), negocios ganados por tipo (cantidad, valor), actividades por categoría (horas, cantidad) y top 10 de productos más comprados ).
Fusionar: Esta opción permite, revisar si existen coincidencias con otras empresas, para determinar si se deben fusionar, (esta opción esta habilitada únicamente para el administrador del sistema).
Adicionar persona: Esta opción permite ir a la pantalla de adición de personas que pertenecen a la empresa, es un acceso rápido a la creación de personas.
Guardar: Esta opción permite almacenar los cambios realizados en los datos de la empresa.
Eliminar: Esta opción permite eliminar la empresa del sistema, está acción es irreversible por lo que debe efectuarse con precaución.
Personas
La siguiente es la pantalla de visualización de personas asociadas a la empresa:
Ubicación
Esta es la pantalla que se visualiza cuando se hace clic en la opción de ubicación:
El icono rojo ubica la dirección de la Empresa a través de las coordenadas calculadas. Si desea ver el mapa en tamaño más amplio de clic en el link Ampliar el mapa, donde se abrirá una página nueva con el mapa.
Direcciones
La siguiente es la pantalla para visualizar las direcciones asociadas a la empresa:
Productos favoritos
La siguiente pantalla permite visualizar los productos favoritos asociados a la empresa:
Para adicionar un producto, simplemente damos clic en el botón (+) y observaremos una pantalla como la que se muestra a continuación:
Buscamos el producto, luego lo seleccionamos y este será adicionado al listado de productos favoritos para esta empresa.
Productos (Únicamente para empresas con relación competidor)
La siguiente pantalla permite visualizar asociar o desasociar los productos propios del competidor.
Resumen
La funcionalidad de Resumen o "Brief de la Cuenta" permite obtener una fotografía del estado de la relación con una Empresa o Persona Independiente en VisualSale. El Resumen puede agrupar un grupo de Empresas que pertnecen a una mis estructura o jerarquía de padre-hijo. De esta forma se puede tener el resumen de una Empresa individual o de un grupo de empresas. El Resumen permite consolidar información de Personas, Actividades, Negocios y Productos que han sido gestionados durante la relación con esa Empresa. Es una información muy útil para tener una visión resumida e integral de la relación con esa Empresa.
A continuación se presenta la pantalla de resumen de empresas:
En la pantalla de resumen en filtros, se pueden seleccionar personas independientes o empresas relacionadas, que se quieran agregar al análisis, lo que permitir sumar los indicadores, entre los filtros elegidos.
El hacer clic en este botón se puede generar el reporte de resumen de empresa, utilizando los filtros de las relaciones existentes.
La información de las gráficas corresponde a los datos de las fechas seleccionadas.
Fusionar (La siguiente opción aplica únicamente para el usuario administrador)
Al hacer clic en el botón de fusionar VisualSale, buscará posibles coincidencias entre empresas, en caso de que existan se visualizará un listado de empresas similares.
En caso que se quieran fusionar las empresas, se debe seleccionar la empresa a fusionar y hacer clic en el botón
Al realizar esta operación, aparecerá una pantalla en donde se deben elegir los registros que prevalecerán de las dos empresas y hacer clic en el botón:
Al finalizar el proceso aparecerá una ventana de confirmación, teniendo en cuenta que el proceso es irreversible.
La opción para fusionar dos empresas también se puede realizar seleccionándolas en la pantalla de listado y haciendo clic en el botón: 
Cuando se fusionan dos empresas toda la información relacionada, tal como; actividades, negocios, comentarios, pedidos, se dejan en la empresa resultante de la fusión.
Etiquetas
Se puede hacer uso de Etiquetas para "marcar" a través de un texto corto, generalmente una palabra, cada una de las Empresas. Esto es útil para poder agrupar empresas con una mis a Etiqueta. Se recomienda tener cuidado con la creación de Etiquetas para no generar un número muy amplio de ellas y después es difícil poder identificar que Etiquetas se han utilizado para generar agrupaciones de Empresas.
Dimensiones
Finalmente en esta sección hay un conjunto de información que corresponde a las Dimensiones de Información. El objetivo de las Dimensiones consiste en mostrar información en VisualSale que sea relevante para el usuario, pero que no reside en VisualSale sino que reside en otro sistema, como puede ser un sistema ERP o un Sistema Transaccional. Este tipo de información puede ser por ejemplo, facturas, estado de crédito, entregas, cartera, recaudos, etc. La información que se visualiza es texto, no se transmiten imágenes, audios, o documentos. La información mostrada en VisualSale es únicamente de consulta, no puede ser modificada. Esta información ha sido integrada y parametrizada en la implementación del sistema. En caso que usted considere necesario integrar otro tipo de información, por favor consulte con el Administrador de VisualSale en su empresa.
Linea de Tiempo
En la parte izquierda de la pantalla se habilita esta sección, se visualiza una información como la que se muestra a continuación:
El objetivo principal de esta visualización de la información es poder mostrar al usuario todas las acciones ordenadas cronológicamente (de la más reciente a la más antigua) que se han ejecutado dentro de VisualSale con esta Empresa. Cada una de las cajas que se encuentran en la pantalla representan una acción que puede ser, desde la creación de la Empresa en el sistema, pasando por actividades programadas o ejecutadas, pedidos, negocios, etc. Dando clic en cada una de las cajas que representan las acciones, usted podrá ver el detalle de esa acción.
En la parte inferior de la línea de tiempo, se encuentra un botón con el siguiente: 
. Este nos permite cargar más información en caso que la empresa tenga más información.
Sección de Información de Detalle de la Empresa
En la parte inferior de la pantalla usted verá una serie de sub secciones como se muestra en esta imagen:
Estas sub-secciones permiten lo siguiente:
- Actividades: Desde esta opción, usted puede registrar nueva actividades con Personas que se encuentran vinculadas con esta Empresa. Haciendo clic en el símbolo + se puede registrar una nueva actividad. Si ya se han programado o completado actividades con esta Empresa, estas aparecen en esta sección y dando clic en cada una de ellas usted podrá ver el detalle.
- Negocios: Desde esta opción, usted puede registrar nuevos Negocios con esta Empresa. Haciendo clic en el símbolo + se puede registrar un nuevo Negocio. Si ya se han Negocios con esta Empresa, estos aparecen en esta sección y dando clic en cada una de ellos usted podrá ver el detalle.
- Adjuntos: Permite anexar documentos en diversos formatos y enlaces o vínculos a direcciones URL para complementar la información de la Empresa.
- Comentarios: Permite el registro de información general de la Empresa, la cual se puede ingresar como textos. Se requiere que el Administrador de VisualSale en su empresa haya parametrizado previamente los comentarios rápidos.
- Relaciones: Permite establecer relaciones entre empresas. Por ejemplo. si una empresa es filial de otra, se puede crear la relación entre estas para tener una visual de grupos empresariales.
- Actividad económica: Se hace uso de una tabla general del CIIU. Corresponde a la Clasificación Industrial Internacional Uniforme de todas las actividades económicas (CIIU). Es una clasificación de actividades económicas por procesos productivos que clasifica unidades estadísticas con base en su actividad económica principal. Su propósito es ofrecer un conjunto de categorías de actividades que se pueda utilizar para establecer segmentos de Empresas.
- PQRS: En caso de implementar la integración con el sistema de servicio al cliente (PQRS) Freshdesk, aparecerá en esta sección la información de los casos creados por la empresa y se podrán crear nuevos casos desde aquí.
- Planes: Desde esta opción, usted puede registrar nuevos planes con esta Empresa. Haciendo clic en el botón + se puede registrar un nuevo Plan. Si ya se han creado Planes con esta Empresa, estos aparecen en esta sección y dando clic en cada una de ellos usted podrá ver el detalle.
- DOFA: Matriz de diagnóstico de situación de la empresa en su ámbito interno y externo.
- Información de mercado, registro de información de inventario de productos, participación de marcas y actividades, de los clientes de la compañía.
- Pre pedidos, información de pre pedidos registrados a la empresa, en sus diferentes estados, solo para consulta.
- Pedidos, información de pedidos registrados a la empresa, en sus diferentes estado, solo para consulta.