- Administrar las licencias adquiridas por la empresa (suscripciones de VisualSale).
- Controlar a qué opciones tienen acceso los usuarios Web y en la Aplicación Móvil Android de acuerdo con los roles definidos.
- Controlar el acceso a determinados datos.
Proceso Administrar Licencias (Suscripciones)
- Adquisición de licencias (suscripciones) por parte de la compañía.
- Registro en el sistema interno de Mind de las licencias (suscripciones) adquiridas.
- Asignación de clave (código de cliente y código de producto) entregado por Mind para registrar el servidor de la compañía.
- Validar licencias registradas por parte de la compañía.
Proceso de Crear Roles y Usuarios de VisualSale
Este es un proceso mediante el cual se crean los roles y usarios que van a hacer uso del sistema. Antes de llevar a cabo esta labor dentro de la configuración de VisualSale, recomendamos elaborar un diagrama de la Jerarquía Comercial (estructura del equipo comercial de la empresa), en la cual se puedan identificar de forma clara los roles de Supervisor de Equipo Comercial (tienen personas a cargo) y los Asesores Comerciales (no tienen personas a cargo). Esto es necesario para poder establecer los roles y los niveles de acceso a la información. En esta labor se hacen las siguientes actividades:
- Configuración de Roles
- Crear Usuarios
- Crear Grupo de Usuarios
Proceso de Seguridad en Datos
La seguridad en los datos se utiliza para limitar el acceso a cierta información por parte de los usuarios. En caso que su empresa determine controlar el acceso a la información que se almacena en VisualSale, se puede usar la funcionalidad de control de acceso a determinados conjuntos de datos dentro del sistema.Hay que tener en cuenta los siguientes aspectos al momento de definir el esquema de seguridad de datos dentro de VisualSale:
- Se define por usuario o por grupo de usuarios.
- Aplica en Web y en la Aplicación Móvil Android.
- Se puede aplicar control de acceso a los datos en los siguientes componentes de VisualSale:
- Empresas
- Personas (Contactos)
- Personas Independientes
- Catálogo de Productos (Línea, Grupo y Subgrupo) y Productos.
- Tipos de Actividades
Para autorizar acceso a los datos dentro de VisualSale, se siguen los siguientes pasos en cada uno de los módulos que se relacionaron anteriormente.
Para el caso de Empresas, vaya a Empresas > clic en la empresa > Accesos
Para el caso de Personas (Contactos), vaya a Empresas > clic en la empresa > Personas > clic en la persona > Accesos
- Para el caso de Personas Indpendientes, vaya a Personas > clic en la persona > Accesos
Para el caso de Línea, Grupo, Subgrupo y Producto, vaya a Configuración > Catálogo de Productos > Jerarquía, recursos y especificaciones > clic en Línea o Grupo o Subgrupo o Producto > Accesos
Para el caso de Tipos de Actividades, vaya a Configuración > Centro de Contacto > Tipos de actividades > clic en el Tipo de Actividad > Accesos
Una vez realizado lo indicado en el punto 1 o 2 o 3 o 4, seleccione el usuario o Grupo de Vendedores que tendrán Acceso al dato.
Por último, al dar clic en el botón de accesos se despliega una ventana donde puede marcar los accesos que desee admitir, los grupos de usuario o usuarios, que pueden acceder a la entidad, Si, se desmarca, se eliminará el acceso a la entidad.
Para empresas y personas independientes, al marcar el acceso, se despliegan 3 opciones adicionales de seguridad, en caso que se quiera permitir visualizar, todas las actividades, negocios o pedidos, al usuario o grupo de usuarios seleccionado, sin importar el propietario del negocio, actividad o pedido, de solo lectura.
Para el ejemplo visualizado: Ana Perez, podrá visualizar todas las actividades, de la empresa o persona independiente seleccionada, (para los tipos de actividad que tenga acceso), sin importar que usuario del sistema sea propietario de la actividad.
Recomendaciones para definir la Seguridad en VisualSale
Hacemos las siguientes recomendaciones para establecer la seguridad en VisualSale
- Haga un diagrama con la Estructura Jerárquica de los Grupos de Usuarios y de los Usuarios, teniendo en cuenta las atribuciones de accesos y las restricciones de registro y consulta de datos para cada uno de los usuarios y cada uno de los grupos de usuarios.
- Defina los diferentes Roles de usuarios que usted identifica que se pueden tener dentro de la estructura de usuarios que tendrán acceso a VisualSale
- Verifique con el consultor de Mind de Colombia que lo está apoyando en la configuración del sistema la estructura jerárquica de Grupos de Usuarios y de Usuarios para establecer de forma correcta la mejor forma de configurar y parametrizar los accesos al sistema y la seguridad de datos.