Las Personas representan a los contactos con los cuales interactúan los vendedores o asesores. El objetivo principal es que el vendedor o asesor cuente con la información necesaria de la Persona en el dispositivo móvil, para llevar a cabo su gestión de forma ágil y oportuna. Igualmente es importante que usted pueda registrar cambios y modificaciones que se identifiquen en las Personas asociadas a la Empresas. De esta forma se mantiene la información actualizada y de utilidad para usted y para la empresa. 

 

Para crear una Persona:

 

Los siguientes pasos explican la creación de una Persona con sus datos básicos.

  1. Vaya a Empresas > ingrese a una Empresa > Ingrese al menú de empresa al lado superior derecho de la pantalla >> Personas > Adicionar .

  2. El campo Independiente, es solo informativo, siempre se encontrará como No. Se utiliza para identificar a la Persona como una persona contacto de una empresa.
  3. En el campo Nombre, coloqué el nombre de la persona. 
  4. En el campo Apellido, coloqué el apellido de la persona. 

  5. En el campo Teléfono, coloqué el teléfono fijo de la persona. 

  6. En el campo Móvil, coloqué el teléfono móvil de la persona. 

  7. En el campo Email, coloqué el correo electrónico de la persona. 

  8. En el campo Hereda la Dirección, seleccione Si o No. Si selecciona Si significa que hereda la dirección de la Empresa, es decir que el usuario no ingresa información en los campos: país, departamento, ciudad, tipo de dirección, dirección, latitud, longitud, código postal, sino que la información se ingresa automáticamente. Si selecciona No significa que la persona que está creando se encuentra en una dirección diferente a la dirección de la empresa, por lo cual coloca No y registra información en los siguientes campos: país, departamento, ciudad, tipo de Dirección, dirección, latitud, longitud, código postal.

  9. En el campo Cargo, coloqué el cargo que desempeña la persona. Por ejemplo Director Comercial, Ejecutivo de Cuentas, Asesor Comercial, etc.

  10. En el campo Departamento, seleccione el departamento en el cual se encuentra ubicada la persona. Es obligatorio.

  11. En el campo Dirección principal, creé la dirección de la Persona, dando clic en el icono escribiendo la dirección al dar clic en el ícono de la izquierda, por ejemplo CL 93B 17 42, AV 68 5 43, etc. Es obligatorio. Luego puede dar clic en el ícono de la derecha para que el sistema calcule de forma automática las coordenadas basado en la dirección escrita en el paso anterior. El sistema calculará las coordenadas de Latitud y Longitud. Hay que tener en cuenta que para obtener los datos de las coordenadas por esta opción usted deberá contar con una conexión a internet (plan de datos móviles o conexión a una red de wifi).

  12. También puede calcular las coordinadas con base en la ubicación en la cual se encuentra el usuario con su tableta. Para tomar las coordenadas de la ubicación actual, deberá usar estos íconos . Dando clic en el ícono de la izquierda, el sistema tomará la lectura de las coordenadas en la ubicación actual. Dando clic en el ícono de la derecha, el sistema mostrará las coordenadas calculadas en un mapa, esto con el objetivo de verificar la exactitud del cálculo de las coordenadas. Hay que tener presente que para obtener un resultado positivo en esta lectura, usted deberá tener activado el sistema de ubicación en su dispositivo móvil, configurado en Alta Precisión. Es posible que si usted se encuentra en un sitio cerrado, se dificulte la lectura a través del sistema de geo posicionamiento (GPS). Intente acercarse a una ventana o a un espacio abierto o debe establecer una conexión a internet (plan de datos móviles o wifi).

  13. En el campo Código Postal, coloqué el código postal en donde se encuentra ubicada la persona. Es opcional. 

  14. Una vez realizado lo anterior, se graba con la opción de Aceptar.


Si la información de la persona no se registra de forma manual en VisualSale, sino que pasa a VisualSale a través de una interface, usted podrá ver las Personas asociadas a la Empresa de forma automática. Consulte con el Administrador de VisualSale en su empresa para entender bien como es proceso de registro de Personas asociadas a las Empresas.


A continuación se presenta un ejemplo de una Persona registrada en el sistema:



  • Los valores de la Latitud y Longitud se borran cuando se cambia el País, Departamento o Ciudad.

  • Cuando se crea una Persona desde el móvil, automáticamente se crea la información de Accesos. 


Para crear una Persona desde la Aplicación de Contactos de Android:

 

Los siguientes pasos explican la creación de una Persona con sus datos básicos a partir de los Contactos que existen en la aplicación de Contactos que está instalada de forma nativa en el dispositivo móvil.


  1. Valide que exista el Contacto en la opción de Contactos de la tableta.

  2. Vaya a Empresas > ingrese a una Empresa > Ingrese al menú de empresa al lado superior derecho de la pantalla >> Personas > Adicionar Seleccionar Contacto .



  1. Seleccione el contacto de la lista, para pasar la información a la opción de Personas de Empresas.

  2. Una vez seleccionado se visualizará un mensaje "Se importó el contacto".
  3. La información que pasa es Nombre, Apellido, Teléfono, Móvil, Email, el campo Hereda la Dirección automáticamente pasa en Si, tomando la información de la dirección de la empresa por defecto y todos los campos asociados a la misma.
  4. Luego el usuario o el Administrador de VisualSale complementan o actualizan la información que consideren necesario.


Consulta de Información Complementaria de la Persona


Dentro del detalle del registro de personas (para personas independientes y personas contactos), en la esquina superior derecha de la pantalla, se tiene el icono el cual se utiliza como menú para desplegar opciones. Las opciones que se despliegan al oprimir el menú son:

  • Historial

  • Actividades

  • Pedidos

  • Direcciones

  • Relaciones

En la siguiente imagen se ilustra con un ejemplo la opción a través de la cual se puede consultar la información complementaria de la Persona:



Explicamos a continuación el significado de cada una de estas secciones de información complementaria de la Persona:


Historial

Se utiliza para desplegar el Diagrama de Línea de Tiempo, en donde el vendedor puede visualizar las actividades asociadas a una Persona en particular. Cuando se sincroniza por primera vez y la base de datos no tiene datos aún el sistema trae las actividades correspondientes a los tres últimos meses, sin embargo a medida que pasa el tiempo y si no se borra la base de datos las actividades quedan en el dispositivo por tiempo indefinido.


Actividades

Acá el usuario visualiza las actividades específicamente de la persona seleccionada previamente. Por defecto las actividades que despliega son para el día en que se realiza la consulta, pero si el usuario desea cambiar el Desde y el Hasta lo puede realizar y continua conservando el filtro de la persona, es decir muestra las actividades únicamente para la persona seleccionada.


Pedidos

Acá lleva al usuario directamente al menú de pedidos, para adicionar un pedido y también para consultar los pedidos que específicamente tiene asociada la Persona. Cuando se crea un pedido, el sistema lleva de forma automática el nombre de la Persona seleccionada previamente y la empresa a la que pertenece si aplica.


Direcciones

Acá se despliegan las diferentes direcciones que tiene la persona. El usuario puede visualizar la información, no la puede modificar. Al lado de la dirección, se muestra también la ciudad, departamento, país y el tipo de dirección. 


Relaciones

Esta opción se utiliza para establecer relaciones entre Personas. En caso que usted quiera asociar una Persona con otras personas vinculadas a otras Empresas o Personas Independientes, a través de esta opción se podrá establecer este tipo de relaciones.