El envío automático de actas en el módulo de actividades se genera cuando suceden dos eventos, uno cuando se crea la actividad planeada y el segundo cuando la actividad se finaliza. Esta funcionalidad es muy útil en el caso en que el asesor comercial o del área de soporte técnico necesitan dejar constancia de la labor realizada en un cliente o en el caso del acta de una actividad planeada, para informar al jefe o a algún compañero de la actividad que será realizada. Si no se desea utilizar esta funcionalidad, existe un parámetro para que no se despliegue la pantalla de envío de acta.


Pantalla Enviar Acta de Planeación



Esta pantalla "Enviar Acta de Planeación" se visualiza cada vez que se crea una actividad en VisualSale Web o se actualiza algún dato de la actividad y se guarda.


Información Requerida:

  1. En el primer campo muestra automáticamente la información del Asunto de la Actividad, el cual se convertirá en el Asunto del correo que será enviado. En este ejemplo "Visita de Diagnostico".

  2. El segundo campo que dice E mail, al lado derecho del Asunto, el usuario puede colocar correos adicionales a quienes desee enviar el reporte. Primero se coloca un correo y se oprime el icono  , en donde la información baja, luego se coloca el siguiente y se oprime nuevamente el icono y así sucesivamente.

  3. En el tercer campo se muestran las notas de planeación, que se adicionaron a la actividad. El usuario puede borrarlas, actualizarlas, etc. Esta información se visualiza en el cuerpo del correo.

  4. Luego se muestran los siguientes tres campos: si los campos se muestran marcados significa que se les enviará el reporte de actividad planeada, sino están marcados no se enviará. Si normalmente se realiza el envío a una persona en particular o a todos, etc. se puede configurar de manera que se muestren las casillas siempre marcadas. Para mayor información, ingresar al siguiente Link.

    1. Enviar correo a: acá se visualiza el nombre del asesor comercial.

    2. Enviar correo a: acá se visualiza el nombre de la persona contacto.

    3. Enviar correo a supervisor de: acá se visualiza el nombre del supervisor del asesor comercial.

    4. Enviar correo a (vendedor): acá se visualiza el nombre del vendedor del negocio, en caso que la actividad este asociada a un negocio y el vendedor sea diferente al asesor comercial.

  5. Luego se oprime el Icono  para aceptar el envío. En ese momento se realiza el envío del Reporte de Actividad Planeada a las personas que se les marco la casilla y a los correos que el usuario adiciono manualmente.


Pantalla Correo


Nota: para ver la pantalla ampliada, dar clic sobre la imagen.



En esta pantalla se visualiza el correo electrónico que llega a los diferentes usuarios seleccionados en la pantalla "Enviar Acta de Planeación".



Reporte Actividad Planeada



Este reporte corresponde al archivo PDF anexo al correo, el cual corresponde al "Reporte de Actividad Planeada".


Pantalla Enviar Acta de Finalización



Esta pantalla "Enviar acta de finalización" se despliega una vez que se finaliza la actividad. La información que se visualiza es similar a la pantalla explicada en la parte de arriba.



Reporte de Actividad Finalizada



Este reporte corresponde al archivo PDF anexo al correo, el cual corresponde al "Reporte de Actividad Ejecutada". 


¿Cómo se realiza el envío del reporte de "Reporte de Actividad"?:

  1. Se debe cumplir con unos requerimientos técnicos, los cuales se revisan en el momento de la instalación de VisualSale.

  2. En la opción de Configuración > Lista de Selección > Configuración. Se debe validar que el parámetro CanSendMail, y CanSendMailActivity, se encuentre en True. 

  3. En la opción Configuración > Seguridad > Usuarios > Parámetros VisualSale. Se definen varios parámetros asociados con el envío del reporte. Uno es dejar por defecto habilitado el envío del reporte al asesor comercial, a la persona contacto y al supervisor. Otro parámetro corresponde al bloqueo de envío de información a la persona.

  4. Cuando se creen los usuarios de VisualSale, se debe adicionar el email, para poder realizar el envío del acta. Al igual que los contactos de las empresas, si se desea enviar el acta a los clientes.

  5. Una vez definido lo anterior, la pantalla "Enviar Acta de Planeación" y "Enviar Acta de Finalización", se habilita al momento de crear, actualizar, finalizar o cancelar una actividad.

  6. Cuando la actividad se crea y posteriormente se actualiza, se despliega la pantalla "Enviar Acta de Planeación".

  7. Si la actividad se requiere iniciar, se inicia y se ingresan las notas de planeación, se completan los pasos en caso de que la actividad contenga un guion, se ingresan las notas de resultado, etc.

  8. Luego dar clic en el icono Finalizar  Finalizar actividad.png para detener la actividad o clic en el icono de cancelar , se selecciona el resultado de la actividad y posteriormente se visualiza la pantalla "Enviar Acta de Finalización".


Habilitar envío de correo por usuario.


Es posible habilitar por usuario el envío de actas de actividad, para mayor información por favor revise el enlace: Parámetros VisualSale por Usuario