La función de Administrador de VisualSale corresponde a la persona que estará encargada de realizar acciones dentro del sistema principalmente orientadas a definir la forma como funciona el sistema y establecer que puede hacer cada uno de los usuarios dentro de VisualSale. En esta sección presentamos las principales responsabilidades y funciones que una persona (o varias personas, esto depende del tamaño de la comunidad de usuarios de VisualSale) debe ejercer como Administrador de la plataforma de VisualSale. Estas podrán variar en cada organización y es una guía que se puede utilizar para establecer el manual de funciones del Administrador de la plataforma VisualSale.
Rol Administrador de VisualSale
La función de Administración de VisualSale está orientada a brindar un apoyo a los usuarios y a la gerencia comercial en temas relacionados con gestión de información y análisis de resultados de la gestión comercial. Desde el punto de vista del uso de la plataforma VisualSale, la función de Administración está orientada a la parametrización y organización de toda la información requerida para poner en operación el sistema. En la fase de operación, su misión principal es apoyar a la fuerza comercial en el mantenimiento actualizado de la información dentro del sistema y verificar que se cuente con todos los datos para poder producir los indicadores y estadísticas de gestión y resultado comercial. Así mismo es la persona encargada de administrar la creación y/o desactivación de usuarios y sus roles y permisos dentro del sistema. Administra el esquema de seguridad asociado al uso de VisualSale.
A continuación se describen las principales funciones que debe desarrollar, de cara al uso y administración del sistema VisualSale:
Funciones Administrativas
- Si se presentan cambios procedimentales, cambios en políticas, reestructuración de la fuerza comercial, etc. en su organización que afectan el actual uso del aplicativo VisualSale debe liderar el ajuste al sistema.
- Asegurar que los usuarios estén utilizando el aplicativo de manera adecuada y adoptando las políticas y procedimientos definidos en su compañía.
- Asegurar la calidad de los datos, ya sea que se creen directamente en VisualSale o la información que llega de otros sistemas y la información que VisualSale entrega.
- Identificar los reportes o tableros que utilizará su compañía para realizar seguimiento a la gestión comercial.
Funciones Colaborativas
- Asegurar que las interfaces con los demás sistemas estén funcionando correctamente. Es decir que los datos que viajan entre los sistemas sean los correctos, que las horas definidas de ejecución de las interfaces corran en las horas indicadas.
- Coordinar acciones con otras áreas de la empresa que tengan impacto o que sea necesario parametrizar en VisuaSale de tal forma que el equipo de ventas cuente con información o elementos generados y/o producidos por otras áreas. Por ejemplo, coordinar con el área de mercadeo la producción y registro de la información de productos para ser ingresados al Catálogo de Productos de VisualSale.
Funciones Estratégicas
- Continúo mejoramiento o seguimiento a los procesos comerciales que afectan el uso de VisualSale.
- Impulsar el uso de nuevas funcionalidades disponibles en VisualSale y que promueven mejores prácticas en su compañía.
- Identificar requerimientos o necesidades del área comercial en su compañía y que mediante un trabajo colaborativo con Mind de Colombia se identifique su viabilidad de manejo en VisualSale o implique un desarrollo nuevo.
- Identificar, diseñar y proponer nuevos reportes o tableros en la plataforma de Business Intelligence, para mejorar el seguimiento y análisis estadístico del ciclo comercial.
Funciones Operativas
- Asegurar que los usuarios de VisualSale cuenten con el conocimiento necesario para utilizar el aplicativo.
- Asegurar que cada asesor comercial o de soporte técnico cuenten con las opciones del sistema habilitadas, para desarrollar su trabajo. Lo anterior se realiza mediante la funcionalidad de seguridad que maneja VisualSale.
- Asegurar que cada asesor comercial o de soporte técnico cuente con los datos necesarios, para desarrollar su trabajo. Lo anterior se realiza mediante la funcionalidad de seguridad (Accesos) que maneja VisualSale.
- Asegurar que el usuario cuente con su identificación de acceso y contraseña para ingresar a VisualSale Web, así como la dirección o ruta para ingresar a través del navegador (Chrome o FireFox).
- Asegurar que el usuario de dispositivo móvil tenga instalado VisualSale y registrado el dispositivo con la dirección URL, usuario y contraseña, para iniciar la utilización del aplicativo. (en caso de hacer uso de este tipo de dispositivo).
- Asegurar que los usuarios de VisualSale Móvil tengan disponible su tableta. (en caso de hacer uso de este tipo de dispositivo, para ventas transaccionales).
- Asegurar el correcto funcionamiento de los dispositivos móviles, para que a su vez VisualSale funcione correctamente.
- Dar soporte de primer nivel a los usuarios de VisualSale Web y VisualSale Móvil, en caso de que la duda persista, hacer uso del Proceso de Soporte Técnico y Nivel de Servicio brindado por Mind de Colombia.
- Ser el canal principal de comunicación entre la comunidad de usuarios de VisualSale en su empresa y Mind de Colombia. Será la persona responsable por el registro y actualización de los casos de soporte o tickets registrados en el Portal de Soporte y Servicio que tiene habilitado Mind de Colombia para brindar soporte de segundo nivel en VisualSale.
En general, el Administrador de VisuaSale debe velar por la correcta parametrización del sistema y el uso adecuado, de acuerdo con los procesos de negocio que apoya la plataforma. Debe estar monitoreando el uso del sistema por parte de la comunidad de usuarios y detectar potenciales inconvenientes y problemas en la adopción de la plataforma y su uso correcto. Igualmente debe mantener una comunicación fluida con el líder del proyecto de la empresa para manifestar posibles mejoras o requerimientos que sean de vital importancia para el mejor aprovechamiento del sistema por parte de la empresa.