ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO DE TRABAJO PARA IMPLEMENTAR VISUALSALE



Definición de los roles y asignación de las personas idóneas para que asuman las responsabilidades dentro del desarrollo del proyecto. 


A continuación se presenta la recomendación de los roles que se deberían tener en el equipo de trabajo que tiene como misión la correcta implementación del sistema VisualSale. Esta es una recomendación general y en cada caso se revisará si es necesario realizar ajustes a la estructura propuesta para el proyecto. Dependiendo de la complejidad del proyecto, la estructura puede requerir la participación de roles adicionales.


ROLES POR PARTE DEL CLIENTE


LÍDER DEL PROYECTO: Es recomendable que sea un funcionario que pertenece al área en la cual se hará uso del sistema (área comercial, mercadeo o ventas). Debe conocer muy bien los procesos en los cuales se hará uso de VisualSale. Estas son algunas de las características recomendadas:

  • Persona conocedora integral de los procesos que involucra el proyecto
  • Con alto nivel de delegación para la toma de decisiones relacionadas con la implementación del sistema 
  • Su misión específica es la planeación, organización, dirección, control y coordinación general de la implementación del proyecto


Estas son algunas de sus principales responsabilidades:

  • Orientar el desarrollo del proyecto, propender por la unificación de criterios
  • Velar por el cumplimiento de los objetivos. 
  • Preparar el plan macro y asignar los recursos necesarios para la ejecución del proyecto.
  • Revisar permanentemente el estado del proyecto con respecto al plan y alertar sobre retrasos peligrosos e identificar las causales de retraso. 
  • Preparar las comunicaciones, informes y demás, recopilar la documentación del proyecto. 
  • Coordinar los aspectos técnicos y de participación de terceros en el desarrollo del proyecto
  • Liderar todo el proceso de implementación y cumplir con el objetivo de salir en vivo con el sistema, de acuerdo con el objetivo de uso propuesta


LÍDER TECNOLÓGICO: Apoya permanentemente el proyecto mediante los recursos de tecnología requeridos. Su misión es prestar el apoyo permanente de ingeniería para cubrir los aspectos de hardware, software, comunicaciones y demás aspectos de carácter técnico fundamentales en la instalación y puesta en marcha del proyecto.  Entre sus funciones están:

  • Asignarlos recursos técnicos y humanos requeridos para la instalación y puesta en operación del sistema VisualSale
  • Coordinar recursos internos y externos para llevar a cabo las integraciones que sean necesarias como parte del proceso de implementación
  • Asegurar el correcto funcionamiento y capacidad de los recursos técnicos asignados al uso de VisualSale en la organización


ADMINISTRADOR DEL SISTEMA: Se encarga de realizar funciones de mantenimiento y parametrización de la información base del sistema VisualSale y de la entrega de análisis y resultados con base en la información contenida en VisualSale. Típicamente es la persona encargada por funciones de Administración de Ventas (apoyo de Back Office a los usuarios de ventas). Estas son algunas de sus principales responsabilidades:

  • Funciones de administración de VisualSale como creación de nuevos usuarios, mantenimiento de listas de parametrización, definición o ajuste de parámetros del sistema, generación de reportes específicos, etc.
  • Funciones de Colaborativas, encaminadas a mantener comunicación y trabajo en equipo con otras áreas de la empresa que brinden información o datos que son ingresados y extraídos de VisualSale
  • Funciones de Operativas, relacionadas con la adecuada operación de VisualSale en la organización y mantener comunicación de apoyo con Mind de Colombia y con el área de tecnología de la organización para solucionar inconvenientes técnicos.


Para mayor detalle del Rol de Administrador del Sistema, por favor consulte Funciones y Responsabilidades del Administrador de VisualSale


GRUPO DE USUARIOS DE VISUALSALE: Son los usuarios finales del sistema y su participación es fundamental para que la implementación sea exitosa. Estas son algunas de sus principales responsabilidades en el proyecto:

  • Participar en la capacitación funcional que es impartida por Mind o por el Administrador de VisualSale en la organización
  • Participar en las definiciones en las cuales se requiera su concepto para efectos de parametrización del sistema
  • En caso de realizar una prueba piloto, participar haciendo uso real del sistema y entregando sus conceptos sobre los resultados de esta prueba piloto
  • Hacer uso correcto y efectivo de VisualSale en su trabajo diario


PATROCINADOR EJECUTIVO (SPONSOR): Apoya permanentemente el proyecto proporcionando los recursos necesarios, indicando las directrices a seguir y guiando en el proceso de toma de decisiones importantes, también sirve de portavoz frente a los altos niveles de la dirección. Entre sus funciones se destacan las siguientes:

  • Brindar una dirección clara del proyecto y definir cómo se alinea este con la estrategia del negocio
  • Garantizar que el proyecto este a tiempo y dentro del presupuesto
  • Promover el proyecto en el nivel ejecutivo para generar compromiso
  • Asegurar que los problemas sean resueltos efectivamente. Esto incluye decisiones en cambios, riesgos, soluciones de conflictos y cualquier situación que este fuera de la autoridad del líder del proyecto
  • Apoyar el líder del proyecto en ofrecerle tutorías y coaching
  • Debe garantizar que los resultados del proyecto estén alineados entre las personas y los procesos, para que se mantengan una vez se finalice el proyecto


ROLES POR PARTE DE MIND DE COLOMBIA


LÍDER DEL PROYECTO: Persona conocedora y con amplia experiencia en la implementación de proyectos. Coordina las actividades de implementación del proyecto en las cuales participan los consultores de Mind de Colombia y verifica los resultados.


CONSULTOR DE IMPLEMENTACIÓN: Persona encargada de guiar el proceso de la implementación desde el punto de vista funcional, de acuerdo con los módulos a implementar y el objetivo del uso de VisualSale en la organización. Dependiendo de la complejidad del proyecto, el Líder y Consultor de Implementación pueden ser la misma persona.


LÍDER TECNOLÓGICO: Persona encargada de coordinar y ejecutar todas las tareas relacionadas con los aspectos técnicos relacionados con la instalación, puesta en operación, parametrización y desarrollo de integraciones con otras plataformas. En caso de ser necesario el desarrollo de software para complementar alguna función del sistema, este líder será el encargado de coordinar estos desarrollos.