La funcionalidad de Contactos sirve para registrar las personas que pueden ser consideradas como "Contactos Calificados por Mercadeo" o MQLs (Marketing Qualified Leads) y que usted, como ejecutivo comercial, desea desarrollas actividades para convertirlo en un SQL (Sales Qualified Lead) o un Contacto Calificado por Ventas. Estos contactos pueden provenir de forma automática del sistema de Automatización de Mercadeo (VisualSale Marketing Automation), el cual puede hacer un envío de un segmento de contactos a esta sección de Contactos de VisualSale. El objetivo peincipal del uso de esta funcionalidad es llevar cun control de Contactos Calificados, que después pueden ser convertidos en Personas Independientes o en Personas asociadas a una Empresa. Existe la funcionalidad en esta sección que permite hacer la conversión de forma automática Persona Independiente o en Empresa + Persona.
Usted puede ingresar a la función de Contactos desde el menú principal de VisualSale como se muestra a continuación:
En la parte superior izquierda encuentra la opción llamada Contactos. Al dar clic en esa opción, usted verá la tabla de contactos creados en el sistema. En esta tabla usted puede consultar los contactos o puede crear nuevos contactos.
Creación Manual de un Nuevo Contacto
Para crear manualmente un nuevo Contacto, por favor de clic en el símbolo de + en la parte superior izquierda de la tabla de contactos. Al hacer esto usted verá una pantalla como la que se muestra a continuación:
Los siguientes pasos explican la creación de un Contacto con sus datos básicos desde esta tabla de consulta de Contactos:
- Vaya a Contactos en el menú principal de VisualSale y de clic en la opción Adicionar
- Proceda a diligenciar cada uno de los campos de información de la Contacto tales como Nombre, Apellido, Email, Nombre de la empresa, Teléfono, Móvil (teléfono), Cargo, Sitio Web.
- En el campo Origne no es necesario digitar nada. El sistema automáticamente colocará "VisualSale" en caso de que los contactos se registren en el sistema de forma automática, provenientes del sistema de Automatización de Mercadeo VisualSale MA.
- Seleccione Si o No en el campo de Tiene dirección. Es opcional. En caso de seleccionar que Si tiene dirección, por favor proceda a registrar los campos asociados con la dirección.
- Seleccione de la lista que se despliega los campos de País, Departamento y Ciudad. Si estos datos no se encuentra adecuadamente registrados en las listas que de despliegan, por favor contacte al Administrador de VisualSale en su empresa para solicitar el registro de los datos correspondientes.
- En el campo Tipo de Dirección, seleccione de la lista un tipo. Esta es una información que se ha definido en la parametrización inicial del sistema. Si no existe el Tipo de Dirección que usted necesita registrar, solicite al Administrador de VisualSale en su empresa la creación de este Tipo de Dirección en los parámetros del sistema.
- En el campo Dirección principal, creé la dirección del Contacto, dando clic en el icono, Por ejemplo, CL 93B 17 42, AV 68 5 43, etc. Es obligatorio. Para conocer en detalle como hacer uso del "ensamblador" de la dirección por favor revise la guía de registro de la dirección.
- En los campo Latitud y Longitud, se calculan automáticamente al dar clic en el icono
, Asignar coordenadas. Los valores de la Latitud y Longitud se borran cuando se cambia el País, Departamento, Ciudad o se modifica la dirección. Es opcional. - Una vez realizado lo anterior, se graba dando clic en el botón
- En la parte inferior de la pantalla aparece un +, con el que se pueden adicionar plantillas de campos, que permite adicionar campos personalizados, con información complementaría del contacto (Tenga en cuenta que para realizar esta acción debe tener el permiso de adicionar una plantilla. ), para el ejemplo información de licencias. En caso de adicionar más de una plantilla, arrastrando y soltando, se puede ajustar el orden en el que se desea que aparezcan; en caso que desee eliminar una plantilla haga clic en el icono de bote de basura que aparece al final de la plantilla. Tenga en cuenta que para realizar esta acción debe tener el permiso de eliminar una plantilla.
- Una vez realizado lo anterior, se graba, dando clic en el ícono de marcación (check).
Búsqueda y Consulta de Contactos Existentes
Cuando usted da clic en la opción de Contactos del menú principal de VisualSale, llegará a la pantalla de consulta de Contactos. Por defecto, el sistema le despliega todos los Contactos a los cuales usted tiene acceso y permisos para poder consultar y modificar. Esto depende del rol asignado a su usuario y a los permisos de acceso otorgados a su usuario por parte del Administrador del Sistema. Este es un ejemplo de esta pantalla de consulta:
Haciendo uso de los campos que se encuentra en los encabezados de esta tabla, usted podrá realizar búsquedas y filtros en la tabla de Contactos. Debajo de cada uno de los títulos de los encabezados de las columnas de la tabla, usted podrá encontrar unos espacios en blanco. Allí podrá digitar la información que busca y el sistema automáticamente comienza a ejecutar la búsqueda. Puede aplicar una búsqueda compuesta (Y) diligenciando información en las diferentes columnas. Para borrar los resultados de la búsqueda, simplemente borre la información digitada en cada una de las columnas o refresque su browser.
Algunas de las columnas permite aplicar filtros, tal como lo hace usted normalmente en una hoja electrónica. Debe hacer clic en un símbolo que asemeja a un embudo y se activarán los filtros habilitados para cada una de las columnas. Puede seleccionar la opción por la cual desea filtrar y la tabla mostrará los resultados aplicando dicho filtro. Puede aplicar múltiples filtros seleccionando estos en las diferentes columnas. Para eliminar un filtro, haga clic en el ícono del embudo donde aplicó el filtro y seleccione la opción de Borrar Filtro. Dependiendo del tipo de campo y de la información registrada en el sistema, las opciones del filtro pueden variar.
Para consultar un Contacto, de clic en el campo que se encuentra en color azul con el email de la persona. Dando clic en este campo, se despliega una pantalla en la cual usted podrá ver los detalles de ese Contacto. Se ilustra con un ejemplo a continuación:
En esta pantalla usted puede consultar la información del Contacto. Esta misma pantalla se puede utilizar para editar los datos del Contacto, siempre y cuando usted cuente con los permisos para realizar la edición del Contacto.
Conversión de Contacto en Persona Independiente o en Empresa + Persona
En caso que usted avance en el desarrollo de la relación con un Contacto y lo desea convertir en un Prospecto, debe convertirlo en una Persona independiente o en una Persona que está asociada a una Empresa. Para hacer esto usted deberá usar las opciones que aparecen en la parte superior derecha de la pantalla de consulta de Contactos, como se ilustra a continuación:
En la parte superior aparece una opción llamada Segmentos. Dando clic en esta opción se despliega un menú adicional que indica las opciones que se pueden aplicar. Existen tres opciones en la parte inferior de este menú para convertir el Contacto en Empresa y Persona, solo en Persona para una Empresa que ya está registrada en VisualSale o en una Persona Independiente. Seleccione la opción que aplique en su caso.
Sección de Información de Detalle del Contacto
En la parte inferior de la pantalla usted verá una serie de sub secciones como se muestra en esta imagen:
- Actividades: Desde esta opción, usted puede registrar nuevas actividades con Contactos. Haciendo clic en el símbolo + se puede registrar una nueva actividad. Si ya se han programado o completado actividades con este Contacto, estas aparecen en esta sección y dando clic en cada una de ellas usted podrá ver el detalle. Para mayor información por favor ingrese a: Gestión de actividades
- Adjuntos: Permite anexar documentos en diversos formatos y enlaces o vínculos a direcciones URL para complementar la información del Contacto.
- Comentarios: Permite el registro de información general del Contacto, la cual se puede ingresar como textos. Se requiere que el Administrador de VisualSale en su empresa haya parametrizado previamente de comentarios rápidos.