Una vez un negocio es cerrado y ganado es posible convertirlo en un Proyecto, para lo cual se habilita la opción de marcar el negocio como Proyecto y definir un usuario y una persona responsables del proyecto. El uso de esta funcionalidad está enfocada en brindar opciones para gestionar los proyectos mediante la definición de Planes y tareas asociadas a los Proyectos. Un Negocio puede ser gestionado y ganado por el área comercial y luego se puede convertir en un Proyecto que pasa a ser gestionado y administrado por un área de servicios, ingeniería o proyectos.
Para convertir un negocio en proyecto, ubíquese en un negocio cerrado ganado, marque el negocio como proyecto y selecciones el usuario responsable y la persona responsable. Adicionalmente puede indicar un código para el Proyecto, diferente del código del Negocio y un nombre para el Proyecto, diferente del nombre del Negocio.
El dar clic en la opción de Es Proyecto, se indica que este Negocio se ha convertido en Proyecto y se habilitan dos campos que se muestran en la imagen de arriba con los nombres de Responsable del proyecto y Persona responsable del proyecto.
Código del Proyecto: Corresponde a una nomenclatura utilizada en su empresa para identificar de forma única cada uno de los Proyectos.
Nombre del Proyecto: Corresponde a una descripción corta del Proyecto que permita saber de que se trata. Debe ser una frase corta, ya que este texto se utiliza en tablas y reportes y se sugiere que no sea superior de 80 caracteres.
Responsable del proyecto: Corresponde al usuario de VisualSale que será el responsable de gestionar la información del proyecto dentro de la empresa. Debe ser un funcionario de la empresa que cuente con una suscripción de VisualSale.
Persona responsable del proyecto: Corresponde a una Persona de la Empresa a la cual está asociado este Negocio que se ha convertido en Proyecto. Es la persona de contacto en el cliente que será responsable del proyecto al interior del cliente. Esta persona debe estar creada en la Empresa a la cual se tiene asociado el Proyecto.
Luego de que se han asignado los responsables correspondientes de cada empresa al manejo del proyecto y definir el código y nombre del proyecto, usted puede consultar en la tabla de Proyectos todos los proyectos registrados y allí puede ubicar el nuevo proyecto para poder documentar la información adicional del Proyecto y asignar las Tareas, a través de la definición de uno o varios Planes asociados al proyecto. Dando clic en la opción de Proyectos en el menú principal de VisualSale, usted verá una tabla como la que se muestra a continuación:
Esta es la tabla de todos los proyectos a los cuales usted tiene acceso. Proceda a identificar el Proyecto creado y de clic en el Nombre del Proyecto. Tenga presente que el nombre del proyecto es el que usted le asignó en el momento de convertir el Negocio en Proyecto. En esta tabla se pueden consultar todos los proyectos a los cuales usted tiene acceso. En la fila superior podrá aplicar filtros por cualquiera de las columnas que contiene esta tabla. En la parte derecha de cada fila aparece un símbolo de + el cual puede ser utilizado para ingresar Planes a un Proyecto. Al dar clic en el nombre del proyecto, se desplegará una pantalla como la que se muestra a continuación:
En esta sección usted puede complementar información del Proyecto en la sección de Detalles o incluir Planes al Proyecto. Un proyecto puede estar compuesto de múltiples planes y estos a su vez de múltiples tareas.
En la parte inferior izquierda de la pantalla de Detalle del Proyecto, usted encuentra 4 íconos a través de los cuales podrá ejecutar las siguientes acciones:
- Grabar y/o actualizar el proyecto, dando clic en el ícono de visto bueno
- Ver un diagrama de barras de Gantt sobre la programación y evolución de todas las actividades del proyecto, dando clic en el segundo ícono (una barras horizontales)
- Generar un informe del estado de avance del proyecto, dando clic en el ícono de gráfico en forma de Pie
- Fijar una nueva fecha de inicio del proyecto, lo cual hace que todas las actividades programadas del proyecto se muevan en el mismo número de días que corresponden a la nueva fecha de inicio del proyecto. Esto se hace dando clic en el ícono de una flecha apuntando hacia arriba. Se abre una pequeña ventana en la cual usted deberá especificar la nueva fecha de inicio del proyecto. Si el proyecto está compuesto por múltiples planes, todas las tareas asociadas a estos planes serán modificados en sus fecha de inicio y terminación programadas.
Dando clic en el ícono de + usted podrá asignar Planes al proyecto. Para conocer en detalle la funcionalidad de Planes por favor puede ir a la sección de este manual en la cual se explica en detalle Planes & Tareas. A través de la administración de los Planes y Tareas se realiza la gestión de los proyectos. Por favor revise en detalle la funcionalidad de Planes y Tareas para entender como se gestionan estos y como complementan la funcionalidad de los Proyectos.
El Estado del Proyecto cambiará de forma automática, en la medida que se programen Tareas dentro de los Planes que forman parte de los Proyectos. Cuando se programa la primer Tarea queda automáticamente en Progreso. Cuando se finalizan todos los Planes que forman parte del Proyecto, el estado cambia Finalizado.