Qué es el Centro de Contacto?
Nota: para ver la pantalla ampliada, dar clic sobre la imagen.Visita. Implica la definición de una dirección física en la cual se realizará la visita. Se agenda con una Persona.
Llamada. No implica una dirección física. Se agenda con una Persona.
Tarea. Corresponde a una actividad que realiza en usuario relacionada con compromisos o acciones requeridas para avanzar en la relación con un cliente o un negocio. Está relacionada con una Persona.
Interna. Corresponde a actividades que no están asociadas a Personas o Empresas, pero que demanda tiempo del usuario y deben ser registradas.
En el siguiente diagrama se ilustra cada uno de los componentes de información que conforman el Módulo de Actividades de VisualSale. Por favor revisar en detalle este diagrama antes de comenzar a utilizar el sistema y de recorrer el contenido de esta guía.
Ahora vamos a proceder a presentar una explicación de la forma como usted puede hacer uso del sistema VisualSale en las Actividades del Centro de Contacto.
¿Cómo se agenda una actividad en VisualSale?
Existen varias alternativas para poder registrar una actividad dentro del sistema:
- Ingresando por la opción de Centro de Contacto en el menú principal de VisualSale
- Ingresando por una Persona y registrando una nueva actividad en la sub-sección de Actividades
- Ingresando por una Empresa y registrando una nueva actividad en la sub-sección de Actividades
- Ingresando por un Negocio y registrando una nueva actividad en la sub-sección de Actividades
- Ingresando por un Contacto y registrando una nueva actividad en la sub-sección de Actividades
- Ingresando por el Tablero de Indicadores de la página principal de VisualSale
Veamos a continuación como se realiza el agendamiento de las actividades en cada una de estas opciones.
Ingresando por la opción de Centro de Contacto en el menú principal de VisualSale
- Vaya a Centro de Contacto desde la opción con el mismo nombre en el menú principal de VisualSale
- De forma estándar el sistema le muestra su usuario debajo del título Centro de Contacto. Típicamente usted tiene los permisos para agendar y cumplir actividades en su calendario. Si le ha sido establecido otro nivel de acceso, usted podría agendarle actividades a otros usuarios del sistema. En ese caso de clic en el nombre de usuario que aparece debajo del título Centro de Contacto y así se desplegará una lista de los usuarios a los cuales usted les puede agendar actividades. Selecciones el usuario al cual le desea agendar una actividad.
- Para cambiar el periodo de visualización de actividades, utilice las flechas del calendario o la opción: mes, semana,día.
- En el campo Empresa, digite el nombre de la empresa o parte del nombre o el nombre de la persona independiente o conacto (los contactos están identificados con una etiqueta: "Contacto" y aparecen en la parte final del resultado de la búsqueda). VisualSale desplegará la información de las diferentes empresas, personas o contactos que contienen ese texto. Una vez se visualice la información, se da clic sobre el registro seleccionado, se sostiene con el mouse y luego se suelta en el día que se desea programar la actividad. Si se suelta en un día diferente al que se requiere no hay problema, ya que se puede modificar la fecha posteriormente en la pantalla de programación de la actividad.
En esta imagen que se presenta a continuación se ilustra cómo se ve el calendario principal que forma parte del Centro de Contacto.
Pantalla de Agendamiento de la Actividad
Una vez usted ha arrastrado la Empresa al día en el cual desea programar la actividad, verá una pantalla similar a la que se muestra a continuación. Siga las guías que se explican más abajo:
- Cuando se suelta la Empresa, Persona Independiente o Contacto, se despliega una pantalla automáticamente para crear la actividad.
- En el campo Asunto, coloqué brevemente la actividad que se llevará a cabo.
- En el campo Categoría, seleccione Visita, Llamada, Tarea o Interna de la lista que se despliega. Si la actividad es Visita, muestra campos adicionales como son; dirección, Latitud y Longitud. Si es Interna no muestra el campo de Empresa o de Persona Independiente.
- En el campo Tipo de Actividad, seleccione el tipo que se ha definido en la lista de opciones. Esta lista ha sido definida por el Administrador de VisualSale en su empresa. En caso de no encontrar el tipo de actividad deseada, por favor consulte con el Administrador de VisualSale en su empresa. El tipo de actividad depende de la Categoría de Actividad seleccionada en el numeral 3.
- En el campo Prioridad, indicar si la actividad es de prioridad Alta, Media o Baja.
- En el campo Fecha, coloqué la fecha y hora en la cual se tiene planeado llevar a cabo la actividad. Por defecto el sistema coloca la fecha del día en que se está creando la actividad, pero el usuario la puede cambiar dando clic en el campo, donde se despliega el calendario y con el mouse la puede seleccionar.
- En el campo Duración, coloqué manualmente o con ayuda de las flechas de desplazamiento, la duración de la actividad la cual se debe dar en minutos.
- En el campo Notas de Planeación, coloque notas sobre aspectos a tener en cuenta para cuando se ejecute la actividad. Aquí se hace una descripción general de lo que espera realizar en la actividad.
- En el campo Empresa, Persona Independiente o Contacto, se muestra el nombre de la empresa que fue seleccionada en el punto 1. Si el usuario necesita cambiar la información da clic en el nombre de la Empresa, Persona Independiente o Contacto que se visualiza en color azul y el sistema despliega una pantalla con la lista de todas las empresas o personas independientes o contactos a las cuales tiene acceso. Si es una persona independiente o contacto, al seleccionarla, se visualizaran sus números de teléfono y el correo electrónico (si posee un cliente de correo configurado, al hacer clic sobre el correo se abrirá una ventana de envió diligenciada con los datos de la actividad).
- En el campo Persona, seleccione de la lista, la Persona de la Empresa, con la cual desea agendar la actividad. Si previamente se indicó que es una Persona Independiente el campo de persona no se visualiza. Al seleccionarla, se visualizaran sus números de teléfono y el correo electrónico (si posee un cliente de correo configurado, al hacer clic sobre el correo se abrirá una ventana de envió diligenciada con los datos de la actividad). En caso que la persona no se encuentre creada en VisualSale, usted podrá crearla con el icono
que aparece en la parte inferior izquierda de la ventana emergente. - En el campo Contacto, seleccione el contacto, con el cual desea agendar la actividad, (En caso que elja contacto no se visualizaran los campos de empresa persona ni negocio).
- En el campo Para Negocio, si el usuario selecciona Si, se habilita el campo Negocio y Fase y se utiliza para asociar la actividad a un negocio en particular. Si se deja en No, la actividad no se asocia a ningún negocio.
- En el campo Negocio, al dar clic en el texto azul Seleccione, se despliega la lista de negocios a los cuales tiene acceso el usuario. El usuario debe seleccionar un Negocio.
- En el campo Fase, al seleccionar el Negocio automáticamente se despliega la información de la Fase en la cual se encuentra el negocio. Si desea cambiar la Fase, dar clic en el texto azul de la Fase, en donde se despliega el listado de las fases del proceso de compra al cual pertenece el negocio.
- En el campo Iniciar/Finalizar: se utiliza para indicar si una actividad requiere iniciar la actividad y luego finalizarla, en este caso el usuario da clic en Si, o la otra opción es solo finalizarla, es decir que no se debe dar un inicio, en este caso el usuario da clic en No. Normalmente cuando se trata de venta transaccional se maneja inicio y fin de la actividad y cuando es venta consultiva solo se utiliza el finalizar la actividad. Cuando se coloca en No, se habilitan los siguientes campos: ¿Avanzó en la Actividad?, Fecha Ejecución, Hora Ejecución y Duración ejecución (min). Estos campos se habilitan ya que al finalizar una actividad se debe indicar la fecha, hora y duración de la actividad. Por defecto el sistema coloca la misma información de los campos Fecha, Hora y Duración que registro el usuario al planear la actividad. Puede ser que este campo usted no le vea en el sistema, debido a que se ha deshabilitado esta opción en su sistema, debido a que no aplica para el tipo de proceso que usted realiza.
- En la parte superior aparece un indicador de si la actividad posee invitados y/o acompañantes.
Ingresando por una Persona y registrando una nueva actividad en la sub-sección de Actividades
En este caso únicamente cambia el origen a través del cual se está agendando la actividad, pero la funcionalidad es la misma vista en la opción anterior. Para proceder a programar una actividad a través de la pantalla de Persona se hace de la siguiente forma:
Ingrese por Personas en el menú principal de VisualSale y haga la búsqueda de la Persona. Una vez localizada de clic en el nombre para abrir la pantalla de la Persona. Verá algo similar a lo siguiente:
Una vez que se encuentra en la pantalla de la Persona, usted podrá ingresar una nueva actividad programada haciendo clic en el símbolo de + que se encuentra en la sub-sección de Actividades, como se ilustra en la imagen anterior. Igualmente desde allí podrá completar una actividad y ver el histórico de actividades realizadas con esa Persona. Una vez que usted da clic en el símbolo de +, se sigue el mismo proceso que se ha detallado en la primera opción de registro de actividades expuesta anteriormente.
Ingresando por una Empresa y registrando una nueva actividad en la sub-sección de Actividades
En este caso únicamente cambia el origen a través del cual se está agendando la actividad, pero la funcionalidad es la misma vista en la opción de ingreso a través del Centro de Contacto. Para proceder a programar una actividad a través de la pantalla de Empresa se hace de la siguiente forma:
Ingrese por Empresas en el menú principal de VisualSale y haga la búsqueda de la Empresa. Una vez localizada la Empresa, de clic en el nombre para abrir la pantalla de la Empresa. Verá algo similar a lo siguiente:
Una vez que se encuentra en la pantalla de la Empresa, usted podrá ingresar una nueva actividad programada haciendo clic en el símbolo de + que se encuentra en la sub-sección de Actividades, como se ilustra en la imagen anterior. Debe tener en cuenta que debido a que está ingresando por la Empresa, el sistema no ha identificado la Persona de esta Empresa con la cual desea agendar la actividad. En la pantalla de Programación de la Actividad deberá seleccionar la Persona de esta empresa con la cual se programará la actividad. Igualmente desde allí podrá completar una actividad y ver el histórico de actividades realizadas con esa Empresa. Una vez que usted da clic en el símbolo de +, se sigue el mismo proceso que se ha detallado en la primera opción de registro de actividades expuesta anteriormente en la sección del Centro de Contacto.
Ingresando por un Negocio y registrando una nueva actividad en la sub-sección de Actividades
En este caso únicamente cambia el origen a través del cual se está agendando la actividad, pero la funcionalidad es la misma vista en la opción de ingreso a través del Centro de Contacto. Para proceder a programar una actividad a través de la pantalla de Negocio se hace de la siguiente forma:
Ingrese por Negocios en el menú principal de VisualSale y haga la búsqueda del Negocio. Una vez localizado el Negocio, de clic en el nombre para abrir la pantalla de la Negocio. Verá algo similar a lo siguiente:
Una vez que se encuentra en la pantalla de la Negocio, usted podrá ingresar una nueva actividad programada haciendo clic en el símbolo de + que se encuentra en la sub-sección de Actividades, como se ilustra en la imagen anterior. Por defecto el sistema selecciona la Empresa y la Persona a la cual está asociado el Negocio. Igualmente desde allí podrá completar una actividad y ver el histórico de actividades realizadas en ese Negocio. Una vez que usted da clic en el símbolo de +, se sigue el mismo proceso que se ha detallado en la primera opción de registro de actividades expuesta anteriormente en la sección del Centro de Contacto.
Ingresando por un Contacto y registrando una nueva actividad en la sub-sección de Actividades
En este caso únicamente cambia el origen a través del cual se está agendando la actividad, pero la funcionalidad es la misma vista en la opción de ingreso a través del Centro de Contacto. Para proceder a programar una actividad a través de la pantalla de Contacto se hace de la siguiente forma:
Ingrese por Contactos en el menú principal de VisualSale y haga la búsqueda del Contacto. Una vez localizado el Contacto, de clic en el nombre para abrir la pantalla de la Negocio. Verá algo similar a lo siguiente:
Una vez que se encuentra en la pantalla del Contacto, usted podrá ingresar una nueva actividad programada haciendo clic en el símbolo de + que se encuentra en la sub-sección de Actividades, como se ilustra en la imagen anterior. Por defecto el sistema selecciona el Contacto. Igualmente desde allí podrá completar una actividad y ver el histórico de actividades realizadas en ese Contacto. Una vez que usted da clic en el símbolo de +, se sigue el mismo proceso que se ha detallado en la primera opción de registro de actividades expuesta anteriormente en la sección del Centro de Contacto.
Ingresando por el Tablero de Indicadores de la página principal de VisualSale
En el tablero principal existe un enlace (ver mis actividades), que permite ir al listado de actividades del centro de contacto.
La programación y ejecución de actividades es la misma descrita anteriormente.
En este listado tiene la opción de filtrar las actividades visualizadas, o crear segmentos de actividades, tal como se realiza en el listado de empresas y personas.
Ingresando por el Mapa de Actividades
Otra forma de programar actividades en VisualSale es ingresando por la opción del Mapa de Actividades la cual se encuentra ubicada en la sección del menú principal llamada Centro de Contacto y dentro de esta, la sección de Mapa de Actividades. Usted verá una pantalla como la que se muestra a continuación:
Para programar nuevas actividades desde este mapa, por favor proceda de la siguiente forma:
- Seleccione la Zona en la cual desea programar nuevas actividades en el campo de Zona
- Seleccione el Tipo de Relación y Estado de las Empresas a las cuales les desea programar una nueva actividad en el campo de Relación - Estado
- Usted visualizará en el mapa las ubicaciones geográficas de las empresas que cumplen con esos criterios de selección en color azul (las Empresas deben estar georeferenciadas).
- Dando clic en el ícono de color azul de la empresa seleccionada, se abrirá la ventana de programación de actividad con los datos de la Empresa seleccionada
- Proceda a diligenciar el formulario de programación de actividad
En la siguiente imagen se ilustra la forma cómo debe proceder para realizar la programación de actividades desde el mapa.
Replicando un grupo de actividades por rangos de fechas
Esta opción de programación de actividades consiste en copiar un grupo de tareas programadas o ejecutadas en un periodo de tiempo y a una fecha de inicio. Por ejemplo, usted tiene un grupo de actividades programadas o ejecutadas en la primera semana del mes de Junio y quiere copiar exactamente el mismo conjunto de actividades para ser cumplidas por un asesor comercial en la primera semana del mes de julio. Lo que debe hacer es copiar las actividades que se encuentran en la primera semana del mes de Junio (fecha inicial y fecha final) y copiarlas en el primer día de la primera semana del mes de Julio. Veamos cómo se hace en VisualSale:
- Ingrese por el Centro de Contacto (opción en el menú principal de VisualSale)
- De clic en el ícono de Copiar un Rango Origen. Este ícono está ubicado en la parte superior derecha
- Seleccione el rango de fechas dentro del cual se encuentra las actividades. Se copiarán todas las actividades que se encuentren programadas o completadas en este rango de tiempo
- Seleccione el día en el cual se debe iniciar la copia
Se ilustra en la siguiente imagen este proceso
Una vez que se dá clic en el botón de Copiar actividades, se visualiza una pantalla como la siguiente:
Luego de grabar la copia, usted podrá ver las actividades programadas en el Centro de Contacto, a partir del día de la fecha en la que usted indicó que se hiciera la copia. Puede luego proceder a editar cada una de las actividades copiadas, en caso de que necesite ajustar algo en cada una de ellas.
¿Cómo se completa (ejecución) una actividad en VisualSale?
Una vez que usted tiene una actividad programada o si posee la opción de finalizar la actividad sin iniciarla y procede a ejecutarla, podrá documentar en VisualSale los resultados de la actividad y cerrarla o completarla. En este caso la actividad pasa a un estado de Completada.
Veamos a continuación las secciones en la pantalla de actividad que usted debe tener en cuenta para documentar, completar y cerrar una actividad en VisualSale:
Para completar la actividad, usted puede ubicar la actividad por cualquiera de los elementos de VisualSale a los cuales se les asocia actividades; Personas, Empresas o Negocios. Una vez ubicada la actividad programada, haga clic sobre ella y se abrirá la pantalla similar a la que aparece en la parte de arriba. Se mostrará toda la información de Programación y usted debe proceder a diligenciar la siguiente información:
- En el campo de Notas de Resultado, usted puede ingresar que se logró en la actividad y toda aquella información que considere relevante como parte de la ejecución de la actividad.
- En el campo ¿Avanzó en la actividad?, aplica cuando el campo Iniciar/Finalizar esta en No y para ventas de tipo consultivo. Por ejemplo, cuando se inicia la elaboración de una propuesta que puede tomar varios días, diferentes horas, etc. Entonces el asesor, puede indicar que ha tenido un avance en la actividad pero que aún no la ha finalizado. Estas actividades se muestran en el plan de actividades y en la opción de actividades de negocios en color amarillo.
- El campo Fecha ejecución, aplica en ambos casos, es decir cuando se coloca en Si en Iniciar/Finalizar o se coloca en No. Si se coloca en Si, el sistema despliega este campo una vez se finalice la actividad, el cual no es modificable por el usuario. Si se colocó No en Iniciar/Finalizar, el sistema despliega este campo para que el asesor indique en que fecha y hora termino de realizar la actividad, por defecto el sistema muestra la fecha de planeación..
- En el campo Duración ejecución (min), aplica en ambos casos, es decir cuando se coloca en Si en Iniciar/Finalizar o se coloca en No. Si se coloca en Si, el sistema despliega este campo una vez se finalice la actividad, el cual no es modificable por el usuario. Si se colocó No en Iniciar/Finalizar, el sistema despliega este campo para que el asesor indique la duración de la actividad, por defecto el sistema muestra la duración de planeación.
Una vez diligenciados los campos utilizados para documentar la ejecución de la actividad usted posee dos opciones para finalizar la actividad.
- Finalizar y cerrar la pantalla de actividad haciendo clic en el botón
- Finalizar y crear una nueva actividad con los datos de la actividad finalizada
El sistema mostrará una nueva venta con los conceptos de Finalizar Actividad. Esta es una lista que ha sido parametrizada por el Administrador de VisualSale en su empresa. Aquí se podrá seleccionar una de las opciones que refleje el resultado final obtenido con la ejecución de la actividad. Se muestra un ejemplo de esta ventana a continuación:
La otra opción de ejecutar es cancelar, la actividad, para lo cual existen dos opciones:
- Cancelar y cerrar la pantalla de actividad haciendo clic en el botón
- Cancelar y crear una nueva actividad con los datos de la actividad finalizada
El sistema mostrará una nueva venta con los conceptos de Cancelar Actividad. Esta es una lista que ha sido parametrizada por el Administrador de VisualSale en su empresa. Aquí se podrá seleccionar una de las opciones que refleje el resultado final obtenido con la ejecución de la actividad. Se muestra un ejemplo de esta ventana a continuación:
Adicionar invitados
Esta opción permite enviar una invitación a otros usuarios del sistema, para que participen en la actividad; la invitación le llegará al usuario invitado como una notificación de VisualSale y está podrá ser rechazada o aceptada. En caso de aceptar la invitación, se creará una nueva actividad cuyo responsable será el usuario invitado.
Para invitar a un usuario, diríjase a la actividad en la que desea invitar a otros usuarios, seleccione la pestaña invitados, haga clic en el botón adicionar, y seleccione el usuario a invitar, una vez seleccionado haga clic en guardar actividad.
Tenga en cuenta que cada vez que se modifica una actividad con invitados, se enviaran de nuevo las invitaciones, para ser confirmadas.
Adicionar acompañantes
Esta opción permite adicionar personas que acompañan la actividad. Para adicionar acompañantes, diríjase a la actividad en la que desea adicionar acompañantes,, seleccione la pestaña acompañantes, haga clic en el botón adicionar, y seleccione la persona, una vez seleccionada haga clic en guardar actividad.
Consulta de Actividades por Mapa (Georeferenciación)
Esta opción se utiliza para ver en el mapa la ubicación de una actividad planeada, ejecutada/cancelada o todas las anteriores. Esta funcionalidad es de mucha utilidad ya que le permite al administrador de ventas, visualizar por usuario la planeación de las actividades de un día en particular y revisar si es productivo el agendamiento o programación de visitas. Luego una vez ejecutadas las actividades, se puede validar la ejecución "con las coordenadas de planeación" vs la ejecución "con las coordenadas de ejecución", lo anterior permite validar si el asesor comercial ejecutó la actividad en la ubicación que se tiene definida en el sistema.
Para comenzar a usar el Mapa usted podrá usar filtros como los que se muestran a continuación:
Para realizar una consulta de las actividades planeadas
En la parte superior de la pantalla, se visualiza el icono
para visualizar o esconder los filtros, como son: Asesor, Desde, Hasta, Planeadas, Ejecutadas/Canceladas y Todas.- En el campo Asesor de clic en Seleccione, en donde se despliega el listado de asesores comerciales que tiene asignado un supervisor o si es el asesor, solo vera su usuario.
- En Desde, seleccione la fecha a partir de la cual desea que se visualicen las actividades en el mapa. Se recomienda que se consulte en un horizonte de un día, para que la identificación de las actividades sea más sencilla.
- En Hasta, seleccione la fecha hasta la cual se desean visualizar las actividades en el mapa. Se recomienda que se consulte en un horizonte de un día, para que la identificación de las actividades sea más sencilla.
- Luego, de clic en Planeadas. Al seleccionar planeadas solo se mostrarán aquellas actividades que han sido planeadas y no ejecutadas.
- Una vez definidos los filtros, en el mapa se visualizan las actividades que cumplan con los criterios indicados.
- Las actividades planeadas se visualizan en el mapa en color rojo y dentro del icono Rojo tienen una letra que comienza con A y significa que es la primera actividad planeada del día, luego si existe una segunda actividad planeada el icono Rojo tendrá la letra B, y así sucesivamente. Esta identificación aplica por día, es decir el siguiente día la primera actividad inicia con la letra A.
- Una vez se visualicen los diferentes iconos rojos de las actividades, el usuario puede colocar el mouse sobre ellos. Acá se visualiza la siguiente información:
- El icono de la categoría de la actividad.
- El asunto con el cual fue creada la actividad.
- La latitud y la longitud de la actividad. Para que se visualice el icono Rojo de la ubicación necesariamente debe existir la dirección con las coordenadas calculadas, de lo contrario no se visualizará en el mapa.
- La hora de inicio y fin de la actividad planeada.
- El nombre de la empresa o persona independiente.
- Y por último el nombre de la persona contacto de la empresa.
Veamos a continuación como se visualizan los resultados en el Mapa:
Sección de Planes en una Actividad
La siguiente sección, corresponde a la creación o asignación de planes para una actividad.
Dentro de la actividad se visualizan dos botones, en el primer botón, el usuario podrá crear un plan para la actividad seleccionada y observará una pantalla como la siguiente:
Una vez diligencie los campos y guarde el plan, el usuario visualizará un kanban, donde podrá evolucionar su plan. Para conocer en más detalle de como realizar este procedimiento, por favor diríjase a la sección Creación de Planes & Tareas.
Si el usuario ya tiene creado un plan para esta actividad, lo puede consultar en el botón 2, allí visualizará un listado de los planes que tiene relacionados con esa actividad.
Una vez seleccionado el plan, el usuario visualizará un kanban donde podrá gestionar su plan para la actividad seleccionada.
Estado y Colores de una Actividad
Los siguientes son los posibles estados en los cuales puede estar una actividad y las acciones que se pueden tomar a través de los íconos de acciones.
Los estados Inicio, Finalizada, Cancelada y Planeada se visualizan en las actividades que se tienen definidas en el Plan de Actividades del Centro de Contacto. Las actividades Borradas o Eliminadas no se visualizan en el Plan de Actividades, sin embargo, existen en la base de datos permitiendo realizar una consulta sobre la base de datos si es el caso o desarrollar un reporte.
Los colores se utilizan para poder brindar una información sobre el estado de una actividad en su ciclo de ejecución.
Iconos utilizados y su significado en Actividades
Los iconos permiten identificar rápidamente a que categoría corresponden las actividades, la prioridad, si está finalizada o cancelada y otra serie de información que permiten entender de mejor manera la situación exacta de una actividad. Veamos en la siguiente tabla una relación de los íconos utilizados en VisualSale en el Centro de Contacto y Actividades:
