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Las Políticas de Cubrimiento son los lineamientos o políticas que define la compañía conjuntamente con el área comercial y que corresponden al número de actividades y tiempo invertido a grupos de empresas por parte de los vendedores o asesores. El objetivo es definir la cantidad de actividades y tiempo requerido que debe ser planeado por un asesor comercial (la política se establece para cada uno de los Grupos Comerciales) por Tipo de Actividad a un Tipo de Cliente (por su Estado de Relación). El sistema valida si el Plan de Trabajo elaborado por un asesor comercial (el cual contiene todas las actividades planeadas en un determinado periodo de tiempo) cumple con las políticas de cubrimiento establecidas para cada Tipo de Cliente y cada Tipo de Actividad. Es opcional el manejo de las Políticas de Cubrimiento.

Para crear Políticas de Cubrimiento:

1. Vaya a Configuración > Centro de Contacto > Políticas de Cubrimiento > Adicionar.
2. En el campo Grupo de Usuarios, seleccione de la lista el grupo de usuarios al cual le definirá la política de cubrimiento. Por ejemplo: Grupo Bogotá, Grupo Norte, Grupo Producto X, etc.
3. En el campo Vigencia, ingrese en el campo Desde la fecha inicial de la vigencia de las políticas y en el campo Hasta la fecha final de la vigencia de las políticas. Estas pueden ser mensuales, semestrales, anuales. Normalmente se definen en función del mismo periodo de tiempo que se utiliza al crear las actividades en el plan de actividades. Por ejemplo 01/01/2015 al 30/06/2015, 01/01/2015 al 31/03/2015, etc.
4. Una vez realizado lo anterior, grabar.
5. Al grabar se despliega la lista de Políticas de Cubrimiento creadas hasta el momento. Seleccione la Política de Cubrimiento a la cual el usuario desea definir el detalle. Si la fecha del día de hoy, coincide con algún rango de tiempo de las políticas de cubrimiento creadas, el sistema le colocará el siguiente icono .
6. Dar clic en el texto azul del rango de fechas, una vez dentro del registro > Adicionar.
   
7. En el campo Categoría - Tipo de Actividad, seleccione la categoría y tipo de actividad. Por ejemplo, Visita-Demostración, Tarea-Elaborar Propuesta, Llamada-Validación Facturación, etc.
8. En el campo Relación - Estado, seleccione la relación estado que aplica para la categoría y tipo de actividad seleccionada. Por ejemplo, Cliente-Activo, Lead - Contactado, Prospecto - Activo, etc.
9. En el campo Horas, registre el número de horas asignadas a actividades que se encuentran dentro de la Categoría, Tipo de Actividad y Relación-Estado. Las horas indicadas aplican al periodo de tiempo definido. Por ejemplo, 10 horas mensuales.
10. En el campo Cantidad, registre el número de veces que se llevarán a cabo las actividades que se encuentran asociadas a la Categoría - Tipo de Actividad y Relación - Estado. Las cantidades indicadas aplican al periodo de tiempo definido. Por ejemplo 5 Visitas - Demostración a los Clientes - Activos.
11. Una vez realizado lo anterior, grabar.
12. Un mismo grupo de usuarios puede tener múltiples políticas de cubrimiento con la misma vigencia; acá lo importante es que el asesor comercial debe planear las actividades cumpliendo con todas las políticas que el supervisor o administrador del sistema le definan, de tal manera que el campo "Cumple con las políticas quede en color verde". Repita los pasos del 7 al 11, para definir más políticas.

Pantalla Lista Políticas de Cubrimiento

El recuadro verde con el texto Vigente se muestra cuando la fecha de hoy se encuentra en algún rango de vigencia de las Políticas de Cubrimiento.

Pantalla Detalle Políticas de Cubrimiento

Estos son algunos de los detalles a tener en cuenta en la definición del detalle de las Políticas de Cubrimiento:

• Las políticas que se definan aplican para todos los asesores comerciales que pertenecen al grupo de usuarios seleccionado.
• La política de cubrimiento maneja una vigencia.
• Cada asesor comercial que pertenezca al Grupo de Usuarios debe cumplir con las políticas definidas. Sin embargo existen dos excepciones. La primera es que el asesor comercial no tenga acceso o permiso al tipo de actividad y la segunda es que no tenga acceso a la Empresas que tiene asociada la Relación-Estado. Si este es el caso, se supone que la regla no aplica para ese asesor, lo que significa, que así se muestre la política, pero en la columna Regla Aplicada dice No, esa regla no aplica para ese asesor comercial en particular. Esta situación se presenta normalmente cuando el supervisor tiene a cargo asesores comerciales que desempeñan labores diferentes y por ende pueden tener diferentes políticas de cubrimiento dentro de un mismo grupo. Esto permite que en un Grupo Comercial existan perfiles que desarrollan diversas actividades y no todos deben cumplir exactamente la misma política de cubrimiento.