Proceso de Compra y Score de Negocio : VisualSale

El Proceso de Compra se utiliza para definir o estandarizar los pasos o etapas que llevan a cabo los asesores comerciales para lograr el cierre de un negocio. En el sistema se pueden definir múltiples procesos de compra, ya que este proceso puede variar en función del producto, el segmento, etc. El objetivo es que todos los asesores comerciales conozcan estos Procesos de Compra y manejen una única versión de los procesos, y gestionen sus negocios en función de cada una de sus fases. Al realizar una gestión continua por parte de los asesores, le permitirá a la gerencia conocer cómo se encuentran sus negocios u oportunidades. Esta información es fundamental para conoce el estado de desarrollo de cada uno de los Negocios, su calidad (a través del Score) y el estado del Pipeline o portafolio de Negocios de cada uno de los asesores comerciales y de la empresa en su totalidad.

En el siguiente diagrama se ilustra como está compuesto el concepto del Proceso de Compra dentro de VisualSale:

En esta grafica se visualiza como se encuentra estructurado un Proceso de Compra. De acuerdo con lo anterior, para armar el proceso de compra se deben definir primero los conceptos y para crear los conceptos, cada uno de ellos debe tener una pregunta o varias y una respuesta o varias y cada respuesta debe tener una calificación. Luego de tener definidos todos los conceptos de todos los Procesos de Compra que maneje su compañía, en la opción de Proceso de compra, se crean cada una de las Fases que componen el proceso, las cuales tienen asociadas los conceptos.

Lo que se encuentra en color naranja, se crea en la opción Proceso de Compra y es lo que se explicará en este artículo.

Modelo de Score en Excel para definir su Proceso de Compra

Con el objetivo de facilitar el proceso de entendimiento y parametrización del Score de Negocio dentro de VisualSale, usted podrá bajar la hoja de excel que se encuentra anexa al final de este artículo. En esta hoja de excel se encuentra un modelo o ejemplo de cada uno de los componentes que se utilizan en la parametrización y cálculo del Score del Negocio. Sugerimos bajar este modelo de excel y revisarlo en detalle. El objetivo es que usted defina uno o varios modelos de Scrore (depende de los Procesos de Compra que desee ingresar en VisualSale) y defina cada una de las Fases (sus pesos), Conceptos (sus pesos), Preguntas (sus pesos) y Respuestas (sus calificaciones). Este excel es un modelo y usted y sirve de base para que entiende muy bien el concepto del Score y defina cada uno de los componentes para poderlos ingresar en VisualSale en la parametrización del Proceso de Compra. Por favor baje la plantilla que se encuentra anexa en este artículo.

Tambián puede consultar el artículo llamado Calificación de Oportunidades de Negocio para entender en mayor detalle el concepto del Score del Negocio.

Parametrización del Score en VisualSale

El primer paso es ingresar a la opción de Configuración> Negocios> Proceso de compra y score de los negocios. Haga clic en esta opción.

Al dar clic en esta opción usted visualizará una pantalla como la siguiente:

De clic en el símbolo de + para proceder a crear un nuevo Proceso de compra. Verá una pantalla como la siguiente:

Diligencie los datos en esta pantalla y de la opción de grabar, como se indica con la flecha en la gráfica anterior. Una vez que usted graba, se habilita en esta misma pantalla la opción de registro de las Fases dentro del Proceso de Compra. En esta sección usted podrá proceder a definir las fases que forman parte de este Proceso de Compra.

Al dar clic en el símbolo de +, como se ilustra en la anterior imagen, se habilitan las secciones dentro de VisualSale para proceder a documentar las fases del proceso de compra. Existen varias secciones que se pueden documentar en la definición de cada una de las fases del Proceso de compra. En la siguiente pantalla se ven en la parte superior cada una de las secciones habilitadas dentro de la fase:

Siga los siguientes pasos para documentar cada una de las fases:

En el campo Nombre, coloqué el nombre de la fase. Es Obligatorio.
En el campo Nombre Corto, coloqué un nombre corto para identificar la fase. Es Obligatorio.
En el campo Orden, coloqué el orden (número) en el cual se lleva a cabo esta fase, dentro del proceso se compra.
En el campo Peso, coloqué el peso relativo de esta fase, dentro del proceso de compra. La suma de los pesos debe sumar 100%.
En el campo % Máximo de avance, coloque el valor porcentual hasta el cual se puede avanzar en esta fase. Si el Negocio sigue su avance más allá de este porcentaje, se deberá cambiar a la siguiente fase.
En el campo Descripción, coloqué una descripción del significado de la fase. Por ejemplo, en una fase de negociación, Fase de sustentación, manejo de objeciones y negociación de un acuerdo para la oportunidad de negocio. Es Opcional.
El campo Condiciones de Entrada, se utiliza cuando se realiza un cambio de fase y su finalidad es informar al asesor comercial de cuáles son las condiciones de Entrar a la fase que planea cambiar el negocio. Es Obligatorio.
El campo Condiciones de Salida, se utiliza cuando se realiza un cambio de fase y su finalidad es informar al asesor comercial de cuáles son las condiciones de Salir de la Fase en la cual se encuentra. Es Obligatorio.
Una vez realizado lo anterior, grabar.
Cuando se graba, se habilitan las opciones de Adición de las siguientes tarjetas: Score, Comentarios, Recursos y Lista de Chequeo y Actividades sugeridas.

Sección del Score

El Score se basa en la definición de Conceptos de Evaluación. Mediante un proceso de pesos ponderados y la respuesta a preguntas, se obtiene una calificación en un rango determinado por quien haga la definición de la parametrización del Score. Para conocer en mayor detalle el significado y la forma como se calcula el Score, puede leer Ejemplo Cálculo del Score de Negocio.

Para poder definir el cálculo del Score para cada una de las fases del Proceso de Compra, es necesario haber definido previamente los Conceptos. Estos corresponden a los elementos que se van a evaluar en cada una de las fases. Un Concepto se evalúa a través de preguntas, cada una de las cuales puede tener un peso relativo y cada pregunta se responde con una respuesta que es seleccionada de una lista de opciones. Cada respuesta tiene asociada una calificación.

Creación de los Conceptos

La definición de los Conceptos se hace en Configuración> Administración general, Conceptos, como se muestra en la siguiente imagen:

Haga clic en el ícono de crear, como se muestra en la siguiente imagen:

Al hacer esta acción se visualiza una pantalla para la creación del concepto como la que se muestra a continuación:

En el campo Código, coloqué el código del concepto.
En el campo Nombre, coloqué el nombre del concepto.
Una vez realizado lo anterior, dar clic en el icono de adicionar, para crear las preguntas y las respuestas.
Acá se habilitan los campos de código y descripción de la pregunta.
En el campo Código, coloqué el código de la pregunta.
En el campo Pregunta, coloqué la descripción de la pregunta.
En el campo Peso, corresponde al peso relativo de la pregunta. La sumatoria de los pesos de las preguntas, debe sumar 100%. Corresponde a un peso relativo que esta pregunta tendrá con respecto al total de las preguntas con las cuales se calificará este concepto.
En el campo Orden, indicar el orden en el cual se debe mostrar esta pregunta, cuando el asesor comercial las responda.
En el siguiente campo, se muestra el icono para eliminar, una pregunta.
Si se desean adicionar más preguntas de clic en el icono que se encuentra debajo del título Peso Acumulado.

En la siguiente imagen se ilustra como queda un concepto con sus preguntas y posibles respuestas asociadas:

En este caso se está usando una escala de 0 a 5 para asignar las calificaciones a cada una de las respuestas que se están definiendo como opciones para el cálculo del Score. De esta forma usted debe crear previamente todos los Conceptos que espera utilizar en la definición del Score de cada una de las Fases que forman parte del Proceso de Compra que está definiendo.

Asignación de Conceptos a la Fase del Proceso de Compra

Para adicionar los conceptos a una fase, de clic en el icono.
Acá se despliegan los siguientes, campos:
En el campo Conceptos, seleccione el concepto que aplica a la fase que está creando.
En el campo Orden, indique el orden (número) en el cual debe mostrarse cada uno de los conceptos. En el orden que se defina acá, el usuario verá la información de esa manera, al calificar un negocio.
En el campo Peso, indique el peso relativo del concepto dentro de la fase que está creando. La suma de los pesos de todos los conceptos que compone la fase debe sumar 100%, de lo contrario el sistema no permitirá grabar la información.
Adicione todos los conceptos que apliquen para la fase seleccionada.
El usuario puede modificar la información que acabo de crear, dando clic en el icono modificar o eliminar en el icono.

En la siguiente imagen se ilustra la pantalla que usted ve cuando está asignando un Concepto a la Fase:

El sistema está siempre validando que usted defina el 100% de los pesos de las Preguntas que califican los Conceptos y que la Fase tenga definido el 100% de los Conceptos que la califican.

Sección de Comentarios

Los Comentarios se utilizan como guías o tips para complementar la información de una Fase dentro del Proceso de Compra. Esto es muy útil, ya que los asesores comerciales pueden consultar esta información para complementar o aprender más sobre cada fase y el proceso de compra en general. Sirve de guía y como una herramienta de coaching para los asesores comerciales.

Para agregar un Comentario en la fase, siga estos pasos:

Para adicionar comentarios a una fase, de clic en el icono.
Acá se despliegan los siguientes, campos: Titulo, Tipo de Comentario y el espacio para adicionar la información. Para mayor información consulte el siguiente Link.
Adicione todos los comentarios que considere necesarios para la fase seleccionada.

En la siguiente imagen se ilustra un ejemplo de la adición de Comentarios en la Fase:

Usted puede editar los comentarios o eliminarlos haciendo uso de los íconos azules que aparecen al lado derecho de la fecha del Comentario. Puede adicionar tantos Comentarios como necesite en cada una de las Fases del Proceso de Compra.

Sección de Recursos

Los recursos se utilizan para apoyar al asesor comercial en la gestión de sus negocios y corresponden a material de apoyo que puede ser utilizado en la ejecución de la Fase en la cual se están asociando. También se pueden compartir con el cliente o son solo para uso interno de los asesores comerciales. Por ejemplo, se puede asociar la presentación corporativa de la compañía, metodologías de ventas, documentación para negociaciones exitosas, formularios para levantamiento de información, etc.

Usted debe haber creado previamente los Recursos en el sistema en la opción de Configuración> Administración general> Recursos.

Para adicionar recursos a una fase, de clic en el icono.
Acá se despliegan el listado con todos los recursos existentes, previamente creados.
Adicione todos los recursos que considere necesarios para la fase seleccionada.

Una vez asociados los Recursos a la Fase, usted verá una pantalla como la que se muestra a continuación:

Usted puede eliminar la asociación de un Recurso a la Fase dando clic en el ícono X que aparece a en la parte derecha de cada linea de Recurso.

Sección Listas de Chequeo

Las Listas de Chequeo se utilizan como guía para el asesor comercial, de tal manera que cuando realice cambio de fase, no se le pasen por alto ciertas tareas, actividades, pasos, registros, etc. Como su nombre lo indica, permite hacer una verificación o validación del cumplimiento de acciones que garanticen que puede realizar un cambio de Fase, una vez revisada y documentada la lista de chequeo correspondiente. Usted debe haber creado previamente las Listas de Chequeo que quiere asociar a cada una de las Fases que está definiendo en el Proceso de Compra.

Para asociar una Lista de Chequeo a la Fase, siga estos pasos:

Para adicionar una Lista o Listas de Chequeo a una fase, de clic en el icono.
En el campo Lista de Chequeo, de clic en el campo Seleccione y seleccione la lista de chequeo que aplica a la fase que está creando. Acá se despliegan todas las listas de chequeo, previamente creadas.
En el campo Orden, seleccione el orden (número) en el cual se desplegará la lista de chequeo cuando el asesor realice cambio de fase. El orden se define ya que se pueden manejar múltiples listas de chequeo en una fase.
Una vez realizado lo anterior, se graba

Sección de Actividades Sugeridas

En esta sección se pueden asociar Actividades que el sistema va a mostrar al usuario para que proceda a programarlas, de acuerdo con la Fase en la cual está un Negocio. Es decir, el sistema le sugiere que Actividades debería programar y ejecutar en el desarrollo de un Negocio que se encuentra en esta Fase del Proceso de Compra. Para asignar Actividades Sugeridas, usted previamente debe haber creado Plantillas de Actividades. Esto se hace a través de la opción de Configuración> Centro de Contacto> Plantillas de actividades, como se muestra en la siguiente imagen:

Una vez que se tienen definidas las Plantillas de actividades, usted debe proceder a asociar estas Actividades a la Fase. Para esto de clic en la opción de adicionar Actividad Sugerida como se muestra en la siguiente imagen:

Primero seleccione la opción de Adicionar en la Fase y luego seleccione la Plantilla de actividad que desea asociar a la Fase. Puede asociar tantas Actividades sugeridas como lo estime necesario.

Una vez completado este proceso, usted podrá continuar con la definición de las siguientes Fases que conforman el Proceso de Compra que está definiendo.

Estados del Proceso de Compra

Los estados de un Proceso de Compra se componen de dos elementos: Si está Publicado o no y si está Activo o no. Un Proceso de Compra No Publicado quiere decir que se encuentra en construcción o definición y no está disponible para ser utilizado en los Negocios, cuando se asocia un Proceso de Compra al Negocio. Es necesario publicar el Proceso de Compra para que quede habilitado y pueda ser usado en los Negocios. Es importante tener en cuenta que una vez Publicado el Proceso de Compra, no puede ser modificado, es decir no se pueden cambiar elementos como Fases y cada uno de los componentes de las Fases. Si usted desea hacer cambios en el Proceso de Compra, la recomendación es generar una nueva versión de ese Proceso de Compra, haciendo uso de la función de Copiar. De esta forma el sistema crea una nueva versión de ese Proceso de Compra y mientras usted no lo Publique, podrá realizar todos los cambios que deseé sobre esa nueva versión del Proceso de Compra. La otra variable es si está Activo o No. Esto se utiliza para dejar de tener disponible un Proceso de Compra Publicado que ya no se desea que se asocie a Negocios. Por ejemplo, si usted generó una nueva versión del Proceso de Compra X, usted desea que los usuarios usen esa nueva versión. Lo que tiene que hacer es poner en Activo NO la antigua versión, para que ya no esté disponible para ser usada en los Negocios por parte de los usuarios.

En la siguiente imagen se observa como se visualizan los estados y la opción de Copia de un Proceso de Compra:

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