El Objetivo Comercial de Ejecución se refiere a la posibilidad que posee VisualSale de calcular y establecer un objetivo de cumplimiento de la ejecución de un contrato o una venta que se ha realizado. Algunas empresas establecen que el objetivo para los asesores o ejecutivos comerciales, corresponde a lograr que se ejecute un pago o una acción específica para que se pueda generar el cobro por la entrega de un producto o la ejecución de un servicio determinado. En este caso, el objetivo que se establece al ejecutivo comercial consiste en el logro de cobro de un monto de dinero determinado, el cual está asociado a una venta o a un contrato previamente pactado con el cliente. En algunos equipos comerciales el objetivo no se determina por el logro del contrato, sino por el hecho de que el cliente ejecute y pague lo que se contrato, es decir el logro se mide por el cobro realizado y al pago aprobado por parte del cliente.
VisualSale posee la opción de establecer objetivos de Ventas (se logran de acuerdo con los Negocios Cerrados Ganados, que se establecen como proyecto) y se puede también establecer Objetivos de Ejecución de esas ventas. Por ejemplo, un asesor comercial puede lograr el cierre de un contrato de servicios profesionales, por un monto de US$100,000. Dentro de VisualSale se puede cruzar esta Venta contra un Objetivo de Negocio Ganados. Pero la empresa puede establecer que hay un Objetivo de Ejecución que debe ser cumplido por el responsable del Proyecto o de la entrega y suministro de los bienes y servicios pactados en el Negocio. El Objetivo de Ejecución será asignado al responsable del proyecto. En ese caso VisualSale identifica que compromisos de pago hay por parte de los clientes y calcula por periodo un valor que corresponde a lo que se debería “ejecutar” en ese periodo. Esos pagos son calculados con base en los datos que se encuentran en la Proyección de Ingresos de cada uno de los negocios que se han convertido en Proyecto. Luego se establece el objetivo de Ejecución, el cual se basa en la proyección de ingresos de cada uno de los contratos. Después de establecido el objetivo, se puede ingresar los valores realmente ejecutados para tener una control del cumplimiento del objetivo.
Para poder establecer y controlar el cumplimiento de Objetivos de Ejecución se debe cumplir previamente con lo siguiente:
- Debe existir un Negocio Ganado Cerrado, que se marque como proyecto, con un usuario como responsable del proyecto (el usuario que se marque como responsable es a quién se le asignará el objetivo y a quién le contará los avances de ejecución)
- Debe existir una proyección de ingresos para el negocio que ha sido convertido en proyecto. Si no existe la proyección de ingresos con sus fechas establecidas, el sistema no podrá hacer un barrido de todos los Proyectos que deben generar ingresos, que son la base para calcular el objetivo de ejecución.
Procedimiento para establecer Objetivos de Ejecución
Se debe crear un Tipo de Objetivo llamado Ejecución. El administrador de VisualSale en su organización deberá crear este tipo de objetivo por la opción de Configuración / Lista de Selección / Tipo de Objetivo
Luego se debe proceder a definir el objetivo de tipo ejecución. Para esto el administrador del sistema en su organización debe ir a la opción de Configuración / Objetivos / Definir Objetivos. Allí procederá a definir el objetivo de Ejecución de acuerdo con las instrucciones que se encuentran en la sección de esta manual de Definición de Objetivos. Tenga presente que cuando se haga esta definición, deberá seleccionar la opción de Automático en SI para que el sistema haga el cálculo del valor del objetivo.
Luego de que se encuentre definido el Objetivo de Ejecución, se deberá proceder a realizar la Asignación del Objetivo a cada uno de los ejecutivos comerciales. En este caso, la persona autorizada para este efecto, por ejemplo el Supervisor Comercial, procederá a llevar a cabo la asignación del objetivo, tal como está explicado en este manual en la sección de Asignación de Objetivos.
¿Cómo hace el cálculo VisualSale del valor del Objetivo de Ejecución?
El valor asignado en el Objetivo de Ejecución para un determinado periodo comercial (los periodos comerciales están definidos por el administrador del sistema) se calcula de la siguiente forma:
- El sistema toma la fecha inicial y final del periodo de asignación del objetivo de ejecución
- Se identifican los Proyectos dentro del sistema que tienen ingresos proyectados con fechas dentro del periodo comprendido en el numeral anterior. Únicamente se tiene en cuenta Negocios que han sido convertidos en Proyectos.
- El sistema realiza la totalización de todos los ingresos proyectados en todos los Proyectos dentro de esas fechas.
Es posible configurar una alerta, que indique de manera anticipada (de acuerdo a los días de anticipación configurados en la alerta), cuando se debe renovar la proyección de ingresos.
¿Cómo se registran los avances en el cumplimiento de la Ejecución de Ingresos?
Se pueden registrar los ingresos reales de dos formas:
A través del ingreso manual de cada uno de los ingresos, tal como se muestra en la siguiente pantalla:
A través del ingreso masivo de la información usando un archivo plano cuya descripción la puede encontrar en la sección de plantillas de migración de datos, Plantilla de Cargue de Avances de Proyección de Ingresos.
¿Qué pasa si hay nuevas proyecciones de ingresos de nuevos negocios o cambios en los actuales?
Se puede hacer uso de la función de Recálculo, la cual permite al estar situado en la pantalla de asignación de objetivos, actualizar el valor del objetivo, con los nuevos valores de proyección que se encuentren en el sistema. En la siguiente imagen se muestra como se ve este ícono de recálcalo del objetivo de Ejecución.
Haciendo uso de esta función se puede realizar un cálculo actualizado del objetivo de ejecución para el periodo.